OSS Verfahren: Umsatzsteuer im EU-Handel richtig abwickeln
Ab dem ersten Euro über der Schwelle von 10.000 Euro gilt der Steuersatz des Ziellandes. Wie das OSS Verfahren funktioniert und wo es an seine Grenzen stößt.
Die Schwelle liegt bei 10.000 Euro Nettoumsatz pro Jahr für alle EU Länder zusammen. Und sie wirkt sofort: Nicht erst der nächste Verkauf, sondern bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, unterliegt dem Steuersatz des Ziellandes. Wer im Oktober die Grenze reißt und weiter mit 19 Prozent deutscher Umsatzsteuer fakturiert, sammelt ab diesem Tag falsch abgerechnete Umsätze in bis zu 26 Ländern an.
Genau dafür gibt es das OSS Verfahren. Es erspart die Registrierung in jedem einzelnen Mitgliedstaat und bündelt alles in einer Quartalsmeldung beim Bundeszentralamt für Steuern. Wichtig ist zu wissen, was es abdeckt und was nicht, denn die Lücken sind die teure Stelle.
Das Wichtigste zum OSS Verfahren
- Das OSS Verfahren, kurz für One Stop Shop, ist in § 18j UStG geregelt und ersetzt die Registrierung in jedem einzelnen EU Land.
- Die Lieferschwelle von 10.000 Euro nach § 3c Abs. 4 UStG gilt EU weit zusammengerechnet, nicht je Land.
- Gemeldet wird quartalsweise bis zum Ende des Folgemonats, also bis 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Januar. Eine Fristverlängerung gibt es nicht.
- Wer registriert ist, muss jedes Quartal melden, auch bei null Umsatz.
- Vorsteuer lässt sich über das OSS nicht ziehen, und Warenlager im Ausland erzwingen weiterhin eine lokale Registrierung.
Was das OSS Verfahren ist
Verkauft ein deutscher Händler Waren an Privatkunden in anderen EU Ländern, entsteht dort Umsatzsteuer, sobald die Lieferschwelle überschritten ist. Früher bedeutete das eine eigene Registrierung in jedem betroffenen Land, eigene Voranmeldungen, eigene Fristen. Seit Juli 2021 übernimmt das der One Stop Shop.
Der Händler meldet alle betroffenen Umsätze gesammelt beim Bundeszentralamt für Steuern, zahlt einen Gesamtbetrag, und die Behörde verteilt das Geld an die anderen Mitgliedstaaten. Erfasst sind innergemeinschaftliche Fernverkäufe an Privatpersonen sowie bestimmte digitale Leistungen. Neben der EU Regelung nach § 18j UStG gibt es die Nicht EU Regelung nach § 18i UStG und den Import One Stop Shop nach § 18k UStG für Sendungen bis 150 Euro aus Drittländern.
Die 10.000 Euro Grenze im OSS Verfahren richtig anwenden
- Die Schwelle gilt für alle EU Länder gemeinsam. 4.000 Euro Umsatz in Österreich, 4.000 in Frankreich und 3.000 in den Niederlanden bedeuten zusammen 11.000 Euro und damit Überschreitung.
- Mitgezählt werden Fernverkäufe an Privatkunden und digitale Leistungen an Privatkunden, jeweils netto.
- Maßgeblich sind das laufende und das vorangegangene Kalenderjahr. Wer im Vorjahr darüber lag, ist im Folgejahr von Anfang an gebunden.
- Auf die Schwelle lässt sich verzichten. Der Verzicht bindet für zwei Kalenderjahre und lohnt sich, wenn viele Kunden in Ländern mit niedrigerem Steuersatz sitzen.
Praktisch heißt das: Wer wächst, sollte die Grenze nicht am Jahresende prüfen, sondern laufend überwachen. Die Schwelle ist so niedrig, dass sie in einem guten Quartal fällt, ohne dass es jemand bemerkt.
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Kostenloses Erstgespräch vereinbarenAnmeldung und Fristen im OSS Verfahren
Die Registrierung läuft über das Online Portal des Bundeszentralamts für Steuern. Sie wirkt grundsätzlich ab Beginn des Quartals, das auf die Anzeige folgt. Wer also im Mai registriert, ist ab dem 1. Juli im Verfahren. Für die Zeit davor gilt weiterhin die Registrierungspflicht im jeweiligen Land, deshalb ist die frühzeitige Anmeldung der einfachere Weg.
| Meldezeitraum | Abgabe und Zahlung bis |
|---|---|
| Erstes Quartal, Januar bis März | 30. April |
| Zweites Quartal, April bis Juni | 31. Juli |
| Drittes Quartal, Juli bis September | 31. Oktober |
| Viertes Quartal, Oktober bis Dezember | 31. Januar |
Eine Dauerfristverlängerung wie bei der Umsatzsteuervoranmeldung gibt es hier nicht. Wird die Frist versäumt, erinnert das Bundeszentralamt für Steuern nach rund zehn Tagen. Bei wiederholten Verstößen droht der Ausschluss aus dem Verfahren, und dann sind wieder Einzelregistrierungen in allen betroffenen Ländern fällig. Wer registriert ist und in einem Quartal nichts verkauft hat, gibt eine Nullmeldung ab.
Was das OSS Verfahren nicht abdeckt
- Vorsteuer. Über das OSS werden nur Umsätze gemeldet, kein Vorsteuerabzug geltend gemacht. Ausländische Vorsteuer läuft über das Vorsteuervergütungsverfahren und muss separat beantragt werden.
- Warenlager im Ausland. Wer über Amazon FBA oder ein Fulfillment Netzwerk Bestände in anderen Ländern hält, braucht dort eine eigene Umsatzsteuernummer. Das OSS ersetzt diese Registrierung ausdrücklich nicht.
- Verkäufe an Unternehmen. B2B Umsätze gehören nicht ins OSS, sondern laufen über das Reverse Charge Verfahren und die Zusammenfassende Meldung.
- Inlandsumsätze. Verkäufe an deutsche Kunden bleiben in der normalen Umsatzsteuervoranmeldung.
- Verbrauchsteuerpflichtige Waren wie Alkohol und Tabak sind vom Verfahren ausgenommen.
Punkt zwei ist der Klassiker im Marktplatzhandel. Sobald Amazon Bestände nach Polen oder Tschechien verschiebt, entstehen dort steuerpflichtige Vorgänge, die das OSS nicht auffängt. Wer über Marktplätze verkauft, sollte die Lagerorte deshalb kennen, bevor die Meldungen gebaut werden.
Was das OSS Verfahren für die Buchhaltung bedeutet
Für die Meldung braucht es die Umsätze getrennt nach Bestimmungsland und nach Steuersatz, denn jedes Land hat eigene Sätze und eigene Ermäßigungen. Aus einer Sammelbuchung Erlöse EU lässt sich das nicht rekonstruieren. Die Buchhaltung muss also von Anfang an nach Land und Satz differenzieren, idealerweise automatisch aus den Shop und Marktplatzdaten.
Wie diese Anbindung praktisch aussieht, beschreibt der Beitrag zur Shopify Buchhaltung. Worauf es bei der Auswahl eines Beraters für digitale Geschäftsmodelle ankommt, steht im Beitrag Steuerberater für Online Business.
Eine Erleichterung gibt es immerhin: Für Fernverkäufe, die über das OSS gemeldet werden, besteht keine Rechnungsstellungspflicht. Wer trotzdem Rechnungen ausstellt, sollte den Steuersatz des Bestimmungslandes ausweisen und keine deutsche Umsatzsteuer.
Typische Fehler beim OSS Verfahren
- Die Schwelle wird je Land geprüft statt EU weit zusammengerechnet.
- Nach Überschreiten wird erst ab dem Folgemonat umgestellt statt ab dem auslösenden Umsatz.
- B2B Umsätze landen versehentlich in der OSS Meldung.
- Die Nullmeldung wird vergessen, weil in einem Quartal nichts verkauft wurde.
- Ausländische Vorsteuer wird im OSS abgezogen statt über das Vergütungsverfahren beantragt.
- Korrekturen früherer Quartale werden im falschen Feld erfasst statt in der laufenden Meldung berichtigt.
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Jetzt Erstgespräch buchenFAQ zum OSS Verfahren
Was ist das OSS Verfahren?
Das OSS Verfahren, kurz für One Stop Shop, ist ein Meldeverfahren nach § 18j UStG, mit dem Händler die Umsatzsteuer für Verkäufe an Privatkunden in anderen EU Ländern zentral in Deutschland melden und zahlen können. Es ersetzt die separate Registrierung in jedem einzelnen Mitgliedstaat.
Ab wann ist das OSS Verfahren Pflicht?
Das OSS Verfahren selbst ist nie Pflicht, die Besteuerung im Bestimmungsland schon. Sobald die EU weite Schwelle von 10.000 Euro netto nach § 3c Abs. 4 UStG überschritten ist, gilt der Steuersatz des Ziellandes. Wer das OSS nicht nutzt, muss sich stattdessen in jedem betroffenen Land einzeln registrieren.
Wie melde ich mich für das OSS Verfahren an?
Für das OSS Verfahren meldet man sich über das Online Portal des Bundeszentralamts für Steuern an. Die Teilnahme wirkt grundsätzlich ab Beginn des auf die Anzeige folgenden Quartals. Für Umsätze davor bleibt die Registrierungspflicht im jeweiligen Land bestehen, deshalb sollte die Anmeldung frühzeitig erfolgen.
Welche Fristen gelten für die OSS Meldung?
Für die OSS Meldung gilt das Kalenderquartal als Meldezeitraum. Abgabe und Zahlung sind jeweils bis zum Ende des Folgemonats fällig, also bis 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Januar. Eine Dauerfristverlängerung ist nicht möglich, und auch ohne Umsätze ist eine Nullmeldung abzugeben.
Kann ich im OSS Verfahren Vorsteuer abziehen?
Im OSS Verfahren lässt sich keine Vorsteuer abziehen. Gemeldet werden ausschließlich Umsätze. Ausländische Vorsteuerbeträge müssen über das Vorsteuervergütungsverfahren beim jeweiligen Mitgliedstaat beantragt werden, deutsche Vorsteuer läuft weiterhin über die normale Umsatzsteuervoranmeldung.
Deckt das OSS Verfahren Amazon FBA ab?
Das OSS Verfahren deckt Amazon FBA nur teilweise ab. Fernverkäufe an Privatkunden lassen sich melden, sobald aber Warenbestände in Lagern anderer EU Länder liegen, entstehen dort eigene steuerliche Pflichten. Für diese Länder ist weiterhin eine lokale Umsatzsteuerregistrierung erforderlich.
Was passiert, wenn ich die OSS Meldung zu spät abgebe?
Wird die OSS Meldung zu spät abgegeben, erinnert das Bundeszentralamt für Steuern etwa zehn Tage nach Fristablauf. Die betroffenen Mitgliedstaaten können eigene Sanktionen verhängen. Bei wiederholten Verstößen droht der Ausschluss aus dem Verfahren, danach sind Einzelregistrierungen in allen betroffenen Ländern nötig.
