Digitale Belegerfassung: Belege nie wieder hinterhertragen
Digitale Belegerfassung heisst bei Skalar: hochladen, per E-Mail weiterleiten oder automatisch abholen lassen. Skalar erkennt jeden Beleg, ordnet ihn zu und sagt dir nur dann Bescheid, wenn wirklich etwas fehlt.
- 3 WegeUpload, E-Mail-Weiterleitung, automatischer Abruf
- 0 OrdnerWiederfinden über Merkmale statt Ablagestruktur
- 1 Listealles Offene an einem Ort
- 24/7Belege einwerfen, wann es passt
Produktansicht
So sieht dein Belegeingang aus
Belege kommen auf drei Wegen herein. Du lädst sie hoch, leitest sie per E-Mail an deine Eingangsadresse weiter oder lässt sie automatisch aus angebundenen Systemen abholen.
Jeder Beleg wird gelesen. Skalar erkennt Absender, Datum und Betrag und hängt sie als Merkmale an, sichtbar als kleine Tags neben dem Beleg.
Du benennst nichts und sortierst nichts. Der Status zeigt dir, ob ein Beleg erkannt, zugeordnet oder noch in Klärung ist.
- Eingangsrechnungüber UploadAbsenderDatumBetragzugeordnet
- Kassenbelegüber E-MailAbsenderDatumBetragerkannt
- Reisekostenbelegüber AutomatischAbsenderDatumzugeordnet
- Eingangsrechnungüber E-MailDatumBetragin Klärung
Kommt dir das bekannt vor?
Belege sammeln ist Arbeit, die niemandem etwas bringt
Verstreut in Postfächern und Portalen
Rechnungen liegen in E-Mail-Postfächern und Lieferantenportalen. Am Monatsende beginnt die Suche, und irgendein Beleg fehlt immer.
Sammeln, benennen, sortieren
Jeden Beleg herunterladen, umbenennen und in einen Ordner sortieren. Im nächsten Monat fängst du von vorne an.
Rückfragen ohne Status
Rückfragen der Kanzlei kommen per Mail und Telefon. Nichts hat einen Status, also kommt dieselbe Frage ein drittes Mal.
Drei Wege
Drei Wege in die Buchhaltung. Du wählst den bequemsten.
Hochladen und fertig
Upload genügt, den Rest übernimmt die Erkennung. Kein Umbenennen, kein Einsortieren.
Per E-Mail weiterleiten
Jedes Unternehmen bekommt eine eigene Eingangsadresse. Der Anhang landet als Beleg im richtigen Unternehmen, ohne Login.
Gar nichts tun
Wo es Schnittstellen gibt, holt Skalar Rechnungen direkt aus deinen Systemen ab.
Deine Belege heute und mit Skalar
Deine Belege heute
Rechnungen liegen in Postfächern und Portalen, am Monatsende beginnt die Suche.
Jeden Beleg umbenennen und in einen Ordner sortieren.
Der Pendelordner wandert einmal im Monat zur Kanzlei.
Rückfragen kommen per Mail und Telefon, dieselbe Frage dreimal.
Am Monatsende weisst du nicht, was noch offen ist.
Deine Belege bei Skalar
Belege kommen per Upload, per E-Mail-Weiterleitung oder werden automatisch abgeholt.
Die Erkennung vergibt Merkmale, du suchst nach Absender, Betrag oder Datum statt nach Dateinamen.
Belege gehen ein, wann es dir passt, rund um die Uhr.
Was fehlt, steht als Aufgabe mit Status in einer Liste.
Eine Liste, die leer werden kann.
Der Weg eines Belegs
Fünf Stationen vom Eingang bis in deine Auswertungen.
Beleg kommt an
Per Upload, per Weiterleitung an deine Eingangsadresse oder automatisch aus einem angebundenen System. Du entscheidest pro Beleg, welcher Weg der bequemste ist.
Der Beleg wird gelesen
OCR, also automatische Texterkennung, und KI-Klassifikation erkennen Dokumentart, Absender, Datum und Betrag. Du musst nichts eintippen.
Merkmale statt Ordner
Der Beleg bekommt Merkmale und landet im richtigen Unternehmen. Wiederfinden geht über Absender oder Betrag, nicht über Dateinamen.
Offenes wird zur Aufgabe
Was fehlt oder unklar ist, wird zur Aufgabe mit Status statt zur Rückfragen-Mail. Du siehst eine Liste, die leer werden kann.
Der Beleg ist gebucht
Der Beleg fliesst in die laufende Buchhaltung und damit in deine Auswertungen ein.
Automatische Erkennung
Jeder Beleg wird gelesen, verstanden und zugeordnet
OCR, also automatische Texterkennung, liest jeden Beleg. Eine KI-Klassifikation erkennt die Dokumentart und Merkmale wie Absender, Betrag und Datum. So funktioniert die OCR-Rechnungserkennung, ohne dass du etwas eintippst.
Belege bekommen Merkmale statt Ordner. Du findest sie über Absender, Betrag oder Datum wieder, nicht über Dateinamen. Wenn du deine Rechnungen digitalisieren und dein Belegmanagement an einen Ort holen willst, ist das der Kern davon: Belege digitalisieren, erkennen, zuordnen. Von dort fliessen sie in deine laufende Finanzbuchhaltung.
Und wenn etwas fehlt?
Fehlt ein Beleg oder ist etwas unklar, wird daraus eine Aufgabe mit Status, keine Rückfragen-Mail. Du siehst eine Liste, die leer werden kann, und bekommst nur dann eine Nachricht, wenn wir wirklich etwas von dir brauchen.
Sicher abgelegt, sauber getrennt
Datenablage in der EU
Deine Belege liegen auf Servern in der EU.
GoBD-konform aufbewahrt
Belege werden GoBD-konform und unveränderbar aufbewahrt.
Jeder Zugriff protokolliert
Jeder Zugriff auf deine Belege wird protokolliert.
Die Menschen hinter der Plattform
Skalar ist Steuerberatung und Software in einem. Dieselben Leute, die die Plattform bauen, verantworten deine Buchhaltung.
Björn GoßGründer & CEO
Dr. Florian LangGründer & Steuerberater
Christian PötterGründer & CTO
Niklas WagenerGründer & Operations
Martin GugelGründer & Growth
FAQ
Häufige Fragen zur Belegerfassung
Hier findest du Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um die digitale Erfassung deiner Belege.
Die digitale Belegerfassung bei Skalar funktioniert über drei Wege: Du lädst Belege hoch, leitest sie per E-Mail an deine Eingangsadresse weiter oder lässt sie automatisch aus angebundenen Systemen abholen. Danach erkennt OCR und KI jeden Beleg, vergibt Merkmale wie Absender, Datum und Betrag und ordnet ihn dem richtigen Unternehmen zu. Von dort fliesst er in deine laufende Finanzbuchhaltung.
Nein, du musst deine Belege nicht vorher sortieren oder umbenennen. Die Erkennung vergibt Merkmale, und du findest jeden Beleg später über Absender, Betrag oder Datum wieder, statt über Dateinamen und Ordner.
Rechnungen aus deinem E-Mail-Postfach kommen über eine eigene Eingangsadresse in die Buchhaltung. Du leitest die Mail mit dem Anhang weiter, und der Beleg landet im richtigen Unternehmen, ohne dass du dich irgendwo einloggst.
Wenn ein Beleg fehlt, wird daraus eine Aufgabe mit Status statt einer Rückfragen-Mail. Du siehst offene Punkte als Liste, die leer werden kann, und wir melden uns nur, wenn wir wirklich etwas von dir brauchen.
Ja, du kannst Belege scannen und hochladen. Ein Scan oder Foto genügt, die OCR-Rechnungserkennung liest den Beleg aus. So kannst du auch Papierbelege digitalisieren, ohne sie abzutippen.
Schluss mit Belege jagen.
Im Erstgespräch zeigen wir dir die Plattform live, mit deinen Tools.