A1-Bescheinigung: Was Arbeitgeber bei Mitarbeitern im Ausland brauchen

Die wichtigste Pflicht steht am Anfang: Sobald ein Mitarbeiter deiner GmbH in einem anderen EU-Staat, in Island, Liechtenstein, Norwegen oder der Schweiz arbeitet, braucht er eine A1-Bescheinigung. Das gilt für den zweitägigen Kundentermin in Wien genauso wie für sechs Wochen Produktentwicklung aus Lissabon. Beantragen muss sie nicht der Mitarbeiter, sondern du als Arbeitgeber, und zwar elektronisch.

Der teuerste Fehler liegt an einer anderen Stelle. Viele Geschäftsführer haken das Thema mit der A1 ab und übersehen, dass diese Bescheinigung ausschließlich die Sozialversicherung regelt. Die Lohnsteuer bleibt davon völlig unberührt. Wer einen Entwickler drei Monate aus Spanien arbeiten lässt, hat mit der A1 im Ordner kein einziges steuerliches Problem gelöst, und für zu wenig einbehaltene Lohnsteuer haftet die GmbH, nicht der Mitarbeiter.

Die eine Entscheidung, die du vor jedem Auslandseinsatz triffst, lautet deshalb: Handelt es sich um eine Dienstreise, um eine Entsendung oder um regelmäßige Telearbeit aus dem Ausland. Von dieser Einordnung hängen Antragsweg, Gültigkeitsdauer, Lohnsteuerabzug und im Extremfall sogar die Frage ab, ob im Ausland eine Betriebsstätte der GmbH entsteht. Nachträglich lässt sie sich kaum korrigieren, weil die Tage dann schon gezählt sind.

Was ist eine A1-Bescheinigung und was sie für deine GmbH bedeutet

Die A1-Bescheinigung ist der Nachweis darüber, welches Sozialversicherungsrecht für eine Person gilt, solange sie in einem anderen EU-Staat, im EWR oder in der Schweiz arbeitet. Praktisch ist sie das Dokument, mit dem dein Mitarbeiter bei einer Kontrolle beim Kunden oder im Coworking-Space belegt, dass er weiterhin in Deutschland sozialversichert ist und im Tätigkeitsstaat keine zusätzlichen Beiträge anfallen. Die Grundregel der Verordnung ist nämlich das Recht des Staats, in dem tatsächlich gearbeitet wird, und ohne A1 ist genau das die erste Annahme jeder ausländischen Behörde (Art. 11 Abs. 3 Buchst. a VO (EG) Nr. 883/2004, Verordnungstext bei EUR-Lex).

Damit deine Mitarbeiter trotzdem im deutschen System bleiben, greift die Ausnahme für die Entsendung, also die vorübergehende Tätigkeit im Ausland für den deutschen Arbeitgeber. Für dich heißt das: Du zahlst weiter Beiträge nach deutschem Recht, die Abrechnung bleibt wie sie ist, und der Mitarbeiter bleibt in seiner Krankenkasse. Voraussetzung ist, dass die voraussichtliche Dauer 24 Monate nicht überschreitet und der Mitarbeiter keine andere entsandte Person ablöst (Art. 12 Abs. 1 der Verordnung). Genau diese Ausnahme ist der Grund, warum das Dokument im Behördendeutsch oft Entsendebescheinigung A1 genannt wird.

Anders liegt der Fall bei Teams, die über Ländergrenzen verteilt arbeiten. Wenn jemand regelmäßig in zwei oder mehr Mitgliedstaaten tätig ist, gilt das Recht seines Wohnstaats, sofern er dort einen wesentlichen Teil seiner Tätigkeit ausübt (Art. 13 Abs. 1 Buchst. a). Für eine GmbH mit einem Entwickler, der dauerhaft in Polen wohnt und nur für Sprints nach München kommt, kann das bedeuten, dass die komplette Sozialversicherung in Polen läuft. Und wenn keine der Regeln zu einem sinnvollen Ergebnis führt, bleibt die Ausnahmevereinbarung zwischen den beteiligten Staaten (Art. 16 Abs. 1).

Was die A1-Bescheinigung ausdrücklich nicht leistet, ist jede Form von steuerlicher Entlastung. Sie sagt nichts darüber, welcher Staat den Arbeitslohn besteuern darf, sie befreit dich nicht vom Lohnsteuerabzug und sie ersetzt keine Freistellungsbescheinigung. Wer das verwechselt, baut sich ein Haftungsrisiko auf, das oft erst in der nächsten Betriebsprüfung sichtbar wird.

A1-Bescheinigung für welche Länder du sie brauchst

Der Geltungsbereich ist klar abgegrenzt und deckt die Länder ab, in die deine Teams üblicherweise reisen. Die A1-Bescheinigung ist das Instrument der europäischen Koordinierungsverordnung, also für:

• alle Mitgliedstaaten der Europäischen Union, von Österreich und den Niederlanden bis Portugal, Spanien und Estland
• die drei EWR-Staaten Island, Liechtenstein und Norwegen
• die Schweiz

Außerhalb dieses Kreises greift das Instrument nicht. Für Einsätze in den USA, in Großbritannien, in der Türkei oder in Asien brauchst du eine eigene Prüfung, weil dort entweder ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen oder gar keine Koordinierung gilt. Diese Fälle gehören auf den Tisch eines Steuerberaters für internationales Steuerrecht, bevor der Flug gebucht ist.

Praktisch wichtig ist eine Länderbesonderheit, die direkt in den Reisefreigabe-Prozess gehört. Für Frankreich, Österreich und die Schweiz empfiehlt die Deutsche Rentenversicherung wegen verstärkter Kontrollen ausdrücklich, die Bescheinigung im Voraus zu beantragen und nicht auf eine nachträgliche Lösung zu setzen (FAQ der Deutschen Rentenversicherung). Für eine Agentur mit regelmäßigen Pitch-Terminen in Wien oder Zürich ist das die Stelle, an der ein fester Prozess echtes Geld wert ist.

Keine Bescheinigung brauchst du dagegen bei reiner Durchreise, solange im Transitland nicht gearbeitet wird. Dienstliche Telefonate oder E-Mails unterwegs bleiben dabei unberücksichtigt (FAQ der Deutschen Rentenversicherung). Wer von München nach Mailand fährt und in Österreich nur tankt, löst also keine zusätzliche Pflicht aus.

A1-Bescheinigung beantragen über Lohnsoftware oder SV-Meldeportal

Der Antragsweg ist seit Anfang 2025 eindeutig und lässt dir keine Wahl mehr: Der Antrag ist elektronisch zu stellen, ein Papierantrag ist unzulässig. Arbeitgeber nutzen dafür entweder die eigene Lohnsoftware oder die Ausfüllhilfe im SV-Meldeportal (FAQ der Deutschen Rentenversicherung). Für dich als Geschäftsführer ist das vor allem eine Prozessfrage, denn der Antrag gehört damit organisatorisch in die Lohnabrechnung und nicht in die Reisekostenstelle.

Die rechtliche Vorgabe dahinter verlangt die Übermittlung aus einem systemgeprüften Programm oder einer systemgeprüften Ausfüllhilfe. Nach Feststellung der deutschen Zuständigkeit ist die Bescheinigung innerhalb von drei Arbeitstagen an den Arbeitgeber zu übermitteln, und der muss sie dem Arbeitnehmer unverzüglich zugänglich machen (§ 106 SGB IV). In der Praxis heißt das: Drei Arbeitstage sind der Normalfall und nicht die Ausnahme, es gibt also keinen Grund, eine Reise ohne Dokument starten zu lassen.

Wer die Bescheinigung ausstellt, hängt vom Versicherungsstatus des Mitarbeiters ab. Diese Zuordnung ist der häufigste Stolperstein in Teams mit gut verdienenden Entwicklern und Führungskräften, weil dort selten alle gesetzlich versichert sind:

• die Krankenkasse bei gesetzlich versicherten Personen
• die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen bei privat Krankenversicherten mit berufsständischer Versorgung
• der Rentenversicherungsträger bei privat Krankenversicherten ohne berufsständische Versorgung
• der GKV-Spitzenverband (DVKA) bei gewöhnlicher Mehrfacherwerbstätigkeit mit Wohnsitz in Deutschland

Eine feste gesetzliche Antragsfrist gibt es nicht. Bei kurzfristigen Dienstreisen bis zu sieben Tagen kann die Bescheinigung im Bedarfsfall nachträglich beantragt werden (FAQ der Deutschen Rentenversicherung). Das ist eine Notlösung für den Vertriebstermin, der am Montagmorgen entsteht, und kein Modell für wiederkehrende Einsätze. Wer die Anträge sauber in der laufenden Lohnabrechnung verankert, braucht diese Hintertür selten.

A1-Bescheinigung wie lange gültig: 24 Monate oder fünf Jahre

Die Gültigkeitsdauer richtet sich nach der Fallgruppe und entscheidet darüber, wie oft dein Team überhaupt Anträge stellen muss. Bei der Entsendung reicht die Bescheinigung so weit, wie die voraussichtliche Dauer des Einsatzes geplant ist, maximal jedoch bis zur Grenze von 24 Monaten (Art. 12 Abs. 1 VO (EG) Nr. 883/2004, Verordnungstext). Für ein Projekt mit festem Enddatum beantragst du also genau diesen Zeitraum.

Deutlich entlastender ist die zweite Variante, und sie passt auf viele Remote-Teams. Liegt gewöhnliche Mehrfacherwerbstätigkeit vor, ist eine Bescheinigung für bis zu fünf Jahre möglich. Gewöhnlich ist diese Mehrfacherwerbstätigkeit, wenn an mindestens einem Tag pro Monat oder an fünf Tagen pro Quartal auch in einem anderen Mitgliedstaat gearbeitet wird (FAQ der Deutschen Rentenversicherung). Wer einen Account Manager hat, der jeden Monat zwei Tage beim Kunden in Amsterdam sitzt, braucht also nicht zwölf Anträge im Jahr, sondern einen für fünf Jahre.

Dienstreise, Entsendung und Telearbeit: die drei Fallgruppen im Vergleich

Die saubere Einordnung des Einsatzes ist die Arbeit, die vor dem Antrag liegt. Sozialversicherung und Steuer folgen dabei unterschiedlichen Logiken, und genau deshalb lohnt sich der direkte Vergleich der drei Fälle, die in SaaS-Unternehmen, Agenturen und E-Commerce-GmbHs tatsächlich vorkommen.

Die Tabelle zeigt das eigentliche Problem: Es gibt keinen Fall, in dem du mit der A1-Bescheinigung allein fertig bist. In jeder Zeile steht rechts eine steuerliche Frage, die separat beantwortet werden muss, und diese Spalte fehlt in fast allen Ratgebern zum Thema.

Workation und A1-Bescheinigung: was die Rahmenvereinbarung zur Telearbeit abdeckt

Für grenzüberschreitende Telearbeit gibt es eine eigene Rahmenvereinbarung, und für Arbeitgeber mit verteilten Teams ist sie die wichtigste Erleichterung überhaupt. Sie erlaubt es, bei Telearbeit aus dem Wohnstaat beim Sozialversicherungsrecht des Arbeitgeberstaats zu bleiben, obwohl die normale Regel zum Wohnstaat führen würde. Die Voraussetzungen sind allerdings streng (Übersicht der belgischen Sozialversicherung):

• Beide beteiligten Staaten müssen die Vereinbarung unterzeichnet haben.
• Wohnstaat des Arbeitnehmers und Sitzstaat des Arbeitgebers müssen auseinanderfallen.
• Die Telearbeit im Wohnstaat macht weniger als 50 Prozent der Gesamtarbeitszeit aus.
• Arbeitgeber und Arbeitnehmer stimmen dem Antrag beide zu.

Der Kreis der beteiligten Staaten ist überschaubar und verändert sich weiter. Aktuell sind 23 Staaten beigetreten, zuletzt Estland zum 1. Februar 2026, und das Vereinigte Königreich hat erklärt, nicht beizutreten (Übersicht der belgischen Sozialversicherung). Für dich bedeutet das eine Pflichtprüfung bei jedem neuen Remote-Standort, denn ein Mitarbeiter in einem Staat, der die Vereinbarung nicht unterzeichnet hat, fällt auf die normalen Regeln zurück.

Die wichtigste Abgrenzung wird in der Praxis fast immer übersehen, und sie betrifft genau das, was Teams unter Workation verstehen. Die Rahmenvereinbarung deckt ausschließlich Telearbeit im Wohnstaat des Arbeitnehmers ab. Die klassische Workation, bei der ein Mitarbeiter in Deutschland wohnt und sechs Wochen aus Spanien arbeitet, fällt nicht darunter. Dort bleibt es bei der Entsendung oder bei einer Ausnahmevereinbarung, und das ist ein völlig anderer Antragsweg mit anderen Voraussetzungen.

Eine zweite Schwelle solltest du als Arbeitgeber im Kopf haben, weil sie bei Mitarbeitern mit Wohnsitz im Nachbarland schnell erreicht ist. Ab 25 Prozent Homeoffice im Wohnstaat kann sich das anzuwendende Recht ändern, und zwischen 25 Prozent und unter 50 Prozent ist eine Ausnahmevereinbarung bei der DVKA möglich (FAQ der Deutschen Rentenversicherung). Ein Entwickler mit Wohnsitz in Österreich, der zwei von fünf Tagen zu Hause arbeitet, liegt bei 40 Prozent und damit mitten in diesem Bereich.

Wer Workation als Benefit anbietet, sollte die Regeln deshalb vorher schriftlich festhalten: zugelassene Länder, maximale Dauer pro Jahr, Antragsvorlauf und die Pflicht, Anwesenheitstage zu melden. Das kostet einmal Aufwand und verhindert, dass aus einem Benefit wie beim steuerfreien Sachbezug ein ungeplantes Haftungsthema wird.

Was passiert, wenn die A1-Bescheinigung fehlt

Die ehrliche Antwort unterscheidet sich von dem, was viele Beiträge suggerieren, und sie fällt für deutsche Arbeitgeber zweistufig aus. Im deutschen Bußgeldkatalog gibt es keinen eigenständigen Tatbestand für eine fehlende A1-Bescheinigung, sodass nach dem Wortlaut allein wegen des Fehlens kein deutsches Bußgeld droht (§ 111 SGB IV). Entwarnung ist das aber nicht, denn Sanktionen nach dem Recht des Tätigkeitsstaats bleiben davon vollständig unberührt.

Die unmittelbare Folge ist operativ und trifft dein Projekt sofort. Bei einer Kontrolle müssen Beschäftigte ohne Bescheinigung die Arbeit sofort niederlegen und erhalten keinen Zutritt zum Arbeitsgelände (Hinweise der Techniker Krankenkasse). Für eine Agentur bedeutet das einen abgebrochenen Workshop beim Kunden, für ein Implementierungsprojekt einen verlorenen Tag plus Reisekosten, und beides erklärt sich gegenüber dem Kunden schlecht.

Belegte Bußgeldbeträge liegen nur für Italien vor, und sie zeigen die Größenordnung, um die es im Tätigkeitsstaat gehen kann. Dort kostet die Nichtanmeldung einer Entsendung 180 bis 600 Euro pro Person, das Fehlen benannter Ansprechpartner 2.400 bis 7.200 Euro und ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht 600 bis 3.600 Euro pro Person (Hinweise der Techniker Krankenkasse). Für Österreich, Frankreich und die Schweiz nennen wir hier bewusst keine Beträge, weil dazu keine belastbar belegten Zahlen vorliegen, auch wenn in diesen Ländern verstärkt kontrolliert wird.

Reparieren lässt sich der Fehler in vielen Fällen noch. Fehlt die Bescheinigung bei einer Kontrolle, kann sie im Anhörungsverfahren nachgereicht werden, und seit 2020 kann der Arbeitgeber zusätzlich die Antragsbestätigung ausdrucken und dem Mitarbeiter mitgeben (Hinweise der Techniker Krankenkasse). Dieser Ausdruck ist das Mittel der Wahl, wenn der Antrag läuft, die Bescheinigung aber noch nicht vorliegt.

Lohnsteuer bei Mitarbeitern im Ausland: die Lücke, die kaum jemand füllt

Hier beginnt der Teil, der in Beiträgen von Krankenkassen, Rentenversicherung und Kammern systematisch fehlt. Arbeitslohn ist Einkunft aus nichtselbständiger Arbeit und bleibt das auch dann, wenn er in einem Apartment in Lissabon verdient wird (§ 19 Abs. 1 EStG). Die A1-Bescheinigung ändert daran nichts, weil sie zur Sozialversicherung gehört und nicht zum Steuerrecht.

Wer besteuern darf, entscheidet sich nach einem einzigen Kriterium, und das ist nicht der Sitz deiner GmbH. Das Besteuerungsrecht liegt grundsätzlich beim Ansässigkeitsstaat, bei tatsächlicher Arbeitsausübung im anderen Staat darf aber auch dieser besteuern. Maßgeblich ist der tatsächliche Arbeitsort, nicht der Sitz der GmbH, nicht der Ort der Lohnzahlung und auch nicht die Bezeichnung als Workation oder Remote Work (Art. 15 Abs. 1 OECD-MA). Ein Entwickler, der aus Portugal arbeitet, arbeitet steuerlich in Portugal, egal wie der Kalendereintrag heißt.

Für deine Abrechnung gilt bis zu einer behördlichen Entscheidung trotzdem die deutsche Pflicht. Eine GmbH mit Sitz oder Geschäftsleitung im Inland muss grundsätzlich bei jeder Lohnzahlung Lohnsteuer einbehalten, auch wenn der Arbeitnehmer vorübergehend im Ausland arbeitet (§ 38 EStG, § 39b EStG). Einfach aufzuhören, weil man die 183-Tage-Regel im Kopf hat, ist der häufigste und teuerste Griff daneben.

Den Abzug darfst du erst unterlassen, wenn du ein Papier in der Hand hast. Rechtsgrundlage dafür ist die Freistellungsbescheinigung (§ 39 Abs. 4 Nr. 5 EStG). Bei antragsabhängiger Befreiung darf der Arbeitgeber den Abzug erst unterlassen, wenn das Betriebsstättenfinanzamt bescheinigt hat, der Geltungszeitraum beträgt höchstens drei Jahre, und die Bescheinigung ist als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren (R 39.5 LStR). Die Reihenfolge lautet also: Antrag, Bescheinigung, dann Änderung in der Abrechnung.

Die Dokumentation ist der Teil, der in der Prüfung zuerst auffällt, weil er sich am leichtesten nachhalten lässt. Für jeden Arbeitnehmer ist ein Lohnkonto je Kalenderjahr zu führen und sechs Kalenderjahre aufzubewahren (§ 41 EStG). Die nach einem Doppelbesteuerungsabkommen freigestellten Bezüge sind dabei ausdrücklich aufzuzeichnen (§ 4 Abs. 2 Nr. 5 LStDV). Wer Auslandstage nur im Reisetool hat und nicht im Lohnkonto, hat diese Pflicht nicht erfüllt.

Und wenn doch zu wenig einbehalten wurde, gibt es einen vorgeschriebenen Weg zurück. Dann ist bei der nächsten Lohnzahlung nachzuerheben, und wenn das nicht möglich ist, muss der Arbeitgeber es dem Betriebsstättenfinanzamt unverzüglich elektronisch anzeigen (§ 41c EStG). Diese Anzeige ist unangenehm, aber sie ist der Unterschied zwischen einem korrigierten Fehler und einem Haftungsfall.

Die 183-Tage-Regel ist kein Freibrief für die Workation

Die Zahl 183 ist der am häufigsten falsch zitierte Wert im ganzen Thema. Die Ausnahme vom Besteuerungsrecht des Tätigkeitsstaats hat drei Voraussetzungen, und sie müssen alle zusammen erfüllt sein (Art. 15 Abs. 2 OECD-MA), bestätigt durch die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (VI R 27/22):

• Aufenthalt von höchstens 183 Tagen im maßgeblichen Bezugszeitraum
• Vergütung von einem nicht im Tätigkeitsstaat ansässigen Arbeitgeber
• keine Kostentragung durch eine dortige Betriebsstätte

Unter 184 Tagen zu bleiben genügt also allein nicht. Sobald zum Beispiel eine ausländische Schwestergesellschaft oder eine dortige Betriebsstätte die Lohnkosten trägt, ist die Ausnahme weg, selbst bei zwei Wochen Aufenthalt. Für Agenturen mit Beteiligungen im Ausland und für SaaS-Unternehmen mit lokalen Vertriebseinheiten ist das der kritische Punkt, nicht die Tageszahl.

Der Bezugszeitraum ist der zweite Fallstrick, weil er nicht überall gleich definiert ist. Er steht im jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen: im Mustertext ist es ein rollierender Zwölfmonatszeitraum, im DBA Schweiz das Kalenderjahr, im DBA Frankreich das Steuerjahr, und teils wird an die Dauer der Arbeitsausübung angeknüpft (BMF-Schreiben vom 12.12.2023). Wer mit einer einzigen Tabellenformel für alle Länder rechnet, rechnet mindestens in einem Land falsch.

Beim Zählen selbst wird es noch einmal enger als erwartet. Gezählt werden Anwesenheitstage, nicht Arbeitstage. Ankunfts- und Abreisetage, Wochenenden, Feiertage und Urlaubstage im Tätigkeitsstaat zählen mit, Transittage durch Drittstaaten grundsätzlich nicht (BMF-Schreiben vom 12.12.2023). Die Workation, bei der jemand freitags anreist und das Wochenende dort bleibt, kostet also vier Tage und nicht zwei. Bei zwölf solchen Trips im Jahr ist der Unterschied erheblich.

Betriebsstättenrisiko: warum der Geschäftsführer das größere Problem ist

Die gute Nachricht zuerst, weil sie viele interne Diskussionen entschärft. Das häusliche Homeoffice eines Arbeitnehmers begründet regelmäßig keine Betriebsstätte, also keine feste Geschäftseinrichtung, die dem Unternehmen zugerechnet wird, weil der Arbeitgeber keine Verfügungsmacht über die privaten Räume hat. Daran ändern auch Kostenübernahme, Ausstattung, ein Mietvertrag oder das Fehlen eines anderen Arbeitsplatzes regelmäßig nichts (BMF-Schreiben vom 18.06.2026, gesetzliche Anknüpfung § 12 AO). Zehn Entwickler, die aus ihren Wohnungen in Spanien und Polen arbeiten, sind steuerlich also meist kein Betriebsstättenthema.

Anders kann es liegen, wenn du als Arbeitgeber tatsächlich Zugriff auf die Räume hast. Das ist etwa der Fall, wenn du andere Arbeitnehmer in diese Räume entsenden darfst oder ein allgemeines Zutrittsrecht hast (BMF-Schreiben vom 18.06.2026). Wer einem Mitarbeiter im Ausland ein Büro mietet, in dem auch Kollegen arbeiten sollen, verlässt damit das sichere Terrain.

Der Punkt, der für Geschäftsführer wirklich zählt, steht an anderer Stelle und bekommt in der Diskussion zu wenig Aufmerksamkeit. Leitungstätigkeiten im Homeoffice können eine Geschäftsleitungsbetriebsstätte begründen, und dafür ist keine Verfügungsmacht erforderlich (BMF-Schreiben vom 18.06.2026). Konkret: Wenn der Geschäftsführer selbst drei Monate aus dem Ausland arbeitet und von dort die Geschäfte führt, ist das riskanter als zehn Entwickler auf Workation.

Mit der häufig zitierten 50-Prozent-Marke solltest du vorsichtig umgehen. Das BMF nennt eine Orientierung, dass eine Homeoffice-Nutzung von weniger als 50 Prozent der Gesamtarbeitszeit grundsätzlich keine abkommensrechtliche Betriebsstätte begründet (BMF-Schreiben vom 18.06.2026). Diese Schwelle ist aber aus dem OECD-Musterkommentar abgeleitet, sie ersetzt die Gesamtwürdigung des Einzelfalls nicht und sie ist kein pauschaler Safe Harbour. Als Planungsgröße taugt sie, als Freibrief nicht.

Die drei Fehler, die bei Mitarbeitern im Ausland am teuersten werden

In der Praxis wiederholen sich bei Unternehmen mit remote arbeitenden Teams immer dieselben drei Muster, und alle drei lassen sich mit vergleichsweise wenig Aufwand abstellen:

1. Die A1-Bescheinigung wird mit der steuerlichen Freistellung verwechselt. Sie regelt nur die Sozialversicherung und schützt nicht vor der Lohnsteuerhaftung der GmbH.
2. Die 183 Tage werden als Freibrief gelesen und falsch gezählt. Es müssen alle drei Voraussetzungen erfüllt sein, gezählt werden Anwesenheitstage statt Arbeitstage, und der Bezugszeitraum richtet sich nach dem jeweiligen Abkommen.
3. Auslandstage werden nicht im Lohnkonto aufgezeichnet und notwendige Korrekturen nicht angezeigt. Damit fehlt in der Prüfung genau der Nachweis, der die gewählte Behandlung tragen würde.

Alle drei Fehler haben eine gemeinsame Ursache: Die Information über den Auslandseinsatz erreicht die Lohnabrechnung zu spät oder gar nicht. Wer A1-Antrag, Tageszählung und Lohnkonto in einem Prozess führt, statt sie auf HR, Reisekostentool und Steuerberater zu verteilen, hat das Thema strukturell gelöst.

Wie Skalar Auslandseinsätze in der Lohnabrechnung abbildet

Skalar ist eine digitale Steuerberatung aus München, die GmbHs aus SaaS, Agenturgeschäft, App-Entwicklung und E-Commerce betreut. Für Unternehmen mit remote arbeitenden Teams heißt das im Alltag, dass Auslandseinsätze nicht als Sonderfall behandelt werden, sondern als normaler Bestandteil der monatlichen Abrechnung mitlaufen. Typischerweise umfasst die Zusammenarbeit:

• die elektronische Beantragung der A1-Bescheinigungen aus der Lohnsoftware, inklusive Zuordnung zur richtigen ausstellenden Stelle bei privat versicherten Führungskräften
• eine Einordnung jedes Einsatzes in Dienstreise, Entsendung oder regelmäßige Telearbeit, bevor die Reise stattfindet
• die laufende Zählung der Anwesenheitstage je Mitarbeiter und Land, abgestimmt auf den Bezugszeitraum des jeweiligen Abkommens
• die Aufzeichnung freigestellter Bezüge im Lohnkonto und die Ablage der Freistellungsbescheinigung als Beleg
• eine Einschätzung zum Betriebsstättenrisiko, insbesondere bei Geschäftsführern und anderen Personen mit Leitungsaufgaben

Für Unternehmen, die ihre Abrechnung bisher intern erledigen, ist das meist der Moment, in dem sie die Lohnbuchhaltung auslagern. Nicht, weil die Abrechnung an sich schwierig wäre, sondern weil die Nebenpflichten bei verteilten Teams den größeren Teil der Arbeit ausmachen.

Ein Beispiel: SaaS-GmbH mit 40 Mitarbeitern und 18 Auslandseinsätzen

Das folgende Szenario ist ein Beispiel und beschreibt keinen konkreten Mandanten. Ausgangspunkt ist eine SaaS-GmbH mit Sitz in Deutschland, rund 40 Mitarbeitern und etwa 18 Auslandseinsätzen pro Jahr, verteilt auf Dienstreisen nach Österreich und in die Niederlande sowie längere Workations in Spanien und Portugal.

Situation vorher: A1-Anträge wurden von der Office-Managerin gestellt, sobald jemand im Chat eine Reise ankündigte. Zwei Reisen starteten ohne Bescheinigung, weil die Ankündigung am Freitagnachmittag kam. Anwesenheitstage wurden nirgends systematisch erfasst, Auslandstage tauchten im Lohnkonto nicht auf, und die Frage nach der Lohnsteuer bei einer sechswöchigen Workation blieb intern unbeantwortet.

Auslöser: Eine Kontrolle beim Kunden in Wien, bei der ein Mitarbeiter ohne Dokument den Workshop abbrechen musste. Danach stellte der Geschäftsführer die Frage, was in einer Lohnsteuerprüfung eigentlich vorzulegen wäre, und fand im eigenen Unternehmen keine Antwort.

Situation nachher, etwa vier Monate später: Jede Reise läuft über eine Freigabe mit Vorlauf, der A1-Antrag wird aus der Lohnsoftware gestellt und die Antragsbestätigung dem Mitarbeiter mitgegeben, bis die Bescheinigung vorliegt. Anwesenheitstage werden je Mitarbeiter und Land geführt, freigestellte Bezüge sind im Lohnkonto aufgezeichnet, und für die beiden längeren Workations liegt eine dokumentierte steuerliche Einordnung vor. Der Geschäftsführer selbst hat seine geplante Auslandszeit von drei Monaten auf zwei getrennte Aufenthalte verteilt, nachdem die Frage der Geschäftsleitungsbetriebsstätte auf dem Tisch lag.

Maßgeblich für Leistungsumfang und Preis ist ausschließlich die individuelle Vergütungsvereinbarung. Dieser Artikel beschreibt das typische Skalar-Modell und begründet keine Ansprüche.

Monika Lippert

Monika ist digitale Lohnbuchhalterin bei Skalar und auf Lohn- und Gehaltsabrechnung spezialisiert. Dabei bringt sie Automatisierung & KI in Payroll-Prozesse ein. Für eine Abrechnung, die auch bei wachsendem Team präzise und termintreu bleibt.

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