E-Rechnung: Die fünf Fragen, die wirklich zählen

Über die E-Rechnung ist mehr geschrieben worden als über fast jedes andere Steuerthema der letzten Jahre. Das meiste davon ist technisch, lang und beantwortet Fragen, die kaum jemand gestellt hat. Dabei sind es fünf Punkte, an denen sich in der Praxis alles entscheidet.

Einer davon ist gerade akut. Empfangen muss jedes Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen muss sie bis Ende 2026 niemand. Ab dem 1. Januar 2027 endet die Papierrechnung aber für alle, deren Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag. Maßgeblich ist damit der Umsatz 2026, also das laufende Jahr.

Frage 1: Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

§ 14 UStG kennt seit 2025 nur noch zwei Kategorien. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Alles andere ist eine sonstige Rechnung, und zwar unabhängig davon, ob es auf Papier oder digital verschickt wird.

Damit ist die häufigste Annahme im Markt falsch: Ein PDF, das per E-Mail verschickt wird, ist keine E-Rechnung. Es ist ein Layoutformat, das für das menschliche Auge gemacht ist und keinen maschinell auswertbaren Datensatz enthält. Ein PDF bleibt bis zum Ende der jeweiligen Übergangsfrist zulässig, aber nur mit Zustimmung des Empfängers. Die Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen, etwa wenn der Empfänger die Rechnung unbeanstandet bezahlt.

Praktisch bedeutet das: Der Rechnungsinhalt wandert vom Bild in die Daten. Rechnungssteller, Empfänger, Positionen, Steuersätze und Zahlungsbedingungen stehen in klar definierten Feldern, die jedes Buchhaltungssystem auslesen kann, ohne dass jemand abtippt oder eine Texterkennung raten muss.

Frage 2: Ab wann musst du E-Rechnungen ausstellen?

Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist und ohne Ausnahme. Sie trifft jeden inländischen Unternehmer, auch Kleinunternehmer, Vermieter und Ärzte. Wer technisch nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, hat keinen Anspruch auf eine Papierrechnung und trägt das Risiko selbst. Ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist dabei nicht vorgeschrieben, ein normales E-Mail Postfach genügt rechtlich.

Für die Ausstellung staffelt § 27 Abs. 38 UStG die Pflicht nach Umsatz.

Maßgeblich ist immer der Umsatz des Rechnungsstellers, nicht der des Empfängers. Der Gesamtumsatz bestimmt sich nach § 19 Abs. 2 UStG. Wer 2026 also über 800.000 Euro liegt, muss ab dem 1. Januar 2027 ausstellen können. Das ist kein Projekt für den Dezember, weil in aller Regel Stammdaten bereinigt, Formate getestet und Prozesse mit Kunden abgestimmt werden müssen.

Frage 3: ZUGFeRD oder XRechnung, was ist der Unterschied?

Beide Formate erfüllen die Anforderungen, sie lösen nur unterschiedliche Probleme.

Die XRechnung ist eine reine XML Datei ohne Sichtbeleg. Sie wurde für die Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung entwickelt und ist dort seit Jahren Pflicht. Wer an Bundesbehörden fakturiert, braucht zusätzlich eine Leitweg ID und reicht über die zentrale Rechnungseingangsplattform ein.

ZUGFeRD ist ein Hybridformat. Eine einzige PDF/A 3 Datei enthält den lesbaren Beleg und die eingebettete XML Datei. Für den Empfänger sieht es aus wie eine gewohnte Rechnung, die Maschine liest trotzdem die Daten. Für den B2B Alltag ist das meist der pragmatischere Weg, weil niemand seine Sehgewohnheiten ändern muss.

Zwei Details entscheiden über die Konformität. Erstens gilt ZUGFeRD erst ab Version 2.0.1 als E-Rechnung, ältere Versionen nicht. Zweitens sind die Profile MINIMUM und BASIC WL ausdrücklich ausgenommen, weil sie keine vollständige Rechnung abbilden. Wer ZUGFeRD einsetzt, sollte das Profil EN 16931 oder EXTENDED verwenden.

Bei Hybridrechnungen gilt außerdem eine wichtige Rangfolge: Weichen PDF Bild und XML voneinander ab, ist der strukturierte Teil maßgeblich. Der Vorsteuerabzug ist ausschließlich aus dem XML möglich, und ein abweichender Bildteil kann als weitere Rechnung mit einem unrichtigen Steuerausweis nach § 14c UStG gewertet werden.

Frage 4: Wer ist ausgenommen?

Die Ausnahmen betreffen fast immer nur die Ausstellung, nie den Empfang.

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise dürfen dauerhaft als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen nie eine E-Rechnung ausstellen, empfangen können müssen sie sie trotzdem.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG lösen keine Rechnungspflicht aus und damit auch keine E-Rechnungspflicht. Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 1 bis 7 UStG, etwa innergemeinschaftliche Lieferungen, fallen dagegen unter die Pflicht.
• Ist eine der beiden Parteien nicht im Inland ansässig, greift die Pflicht nicht.
• Bei Rechnungen an Privatpersonen besteht keine E-Rechnungspflicht.

Eine Falle steckt in gemischten Rechnungen: Sobald ein Teil der abgerechneten Leistungen der E-Rechnungspflicht unterliegt, gilt sie für die gesamte Rechnung.

Frage 5: Wie musst du eine E-Rechnung archivieren?

Hier ist die Intuition der meisten Unternehmen genau falsch herum. Weil das PDF lesbar ist und das XML nicht, wird gern das PDF abgelegt und das XML verworfen. Die geänderten GoBD stellen seit Juli 2025 klar: Aufzubewahren ist der strukturierte Teil. Das XML darf nicht durch eine Formatumwandlung, etwa in ein TIFF oder einen Scan, gelöscht werden.

Der lesbare Teil einer Hybridrechnung muss nur dann zusätzlich aufbewahrt werden, wenn er darüber hinausgehende steuerlich relevante Informationen enthält, zum Beispiel Buchungsvermerke. Für E-Rechnungen genügt außerdem inhaltliche statt bildlicher Übereinstimmung, der klassische Grundsatz der bildlichen Wiedergabe gilt hier nicht mehr.

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege wurde zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Für Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte bleibt es bei zehn Jahren. Und die Frist läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist noch offen ist oder eine Außenprüfung anhängig ist. Wie sich das sauber in bestehende Prozesse einfügt, beschreibt der Beitrag zur digitalen Buchhaltung.

Was passiert, wenn es schiefgeht

Wird trotz Pflicht eine sonstige Rechnung ausgestellt, ist sie keine ordnungsmäßige Rechnung und berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. In der Praxis lässt sich der Vorsteuerabzug meist über den objektiven Nachweis retten, wenn die Rechnung inhaltlich richtig und vollständig ist, oder durch nachträgliche Ausstellung einer korrekten E-Rechnung. Verlassen sollte man sich darauf nicht.

Daneben sieht § 26a UStG Bußgelder von bis zu 5.000 Euro vor, unter anderem für nicht oder nicht rechtzeitig ausgestellte Rechnungen und für die Verletzung der achtjährigen Aufbewahrungspflicht. Praktisch relevanter ist der zivilrechtliche Anspruch des Kunden auf eine ordnungsgemäße Rechnung. Wer nicht liefern kann, bekommt sein Geld später.

Die häufigsten Missverständnisse

• Ein PDF per E-Mail ist eine elektronische Rechnung: Nein, es ist eine sonstige Rechnung und nur übergangsweise und nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
• Die Pflicht kommt erst 2027: Das gilt nur für die Ausstellung. Die Empfangspflicht besteht seit dem 1. Januar 2025 für alle.
• Kleinunternehmer sind komplett raus: Nur beim Ausstellen. Empfangen müssen auch sie.
• Bei ZUGFeRD reicht das PDF im Archiv: Falsch. Maßgeblich ist das XML, das PDF ist nur bei zusätzlichen Informationen aufzubewahren.
• Jetzt gelten überall acht Jahre: Nur für Rechnungen und Buchungsbelege. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren.
• ZUGFeRD ist immer konform: Nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC WL und nicht in Versionen vor 2.0.1.

Was jetzt konkret zu tun ist

Die gute Nachricht am Ende: Der technische Aufwand ist deutlich kleiner als die Menge an Ratgebern vermuten lässt. Gängige Buchhaltungs und Rechnungsprogramme erzeugen und lesen XRechnung und ZUGFeRD längst. In den meisten Unternehmen geht es nicht darum, etwas Neues zu kaufen, sondern die vorhandene Software richtig einzustellen, Stammdaten zu vervollständigen und die Archivierung auf das XML umzustellen. Ergänzend gehört eine Verfahrensdokumentation dazu, die beschreibt, wie Rechnungen empfangen, geprüft, gebucht und unveränderbar abgelegt werden. Wie sich dieser Ablauf weitgehend automatisieren lässt, zeigt der Beitrag zum Thema Buchhaltung automatisieren. Wie E-Rechnungspflicht und Forschungszulage bei Softwareunternehmen zusammenspielen, zeigt der Beitrag zur Forschungszulage für Softwareunternehmen.

Stefan Liffers

Stefan ist Steuerexperte für digitale Geschäftsmodelle bei Skalar. Aus der Arbeit mit E-Commerce, SaaS und Beteiligungsgesellschaften kennt er die Praxis wachsender Unternehmen. Er zeigt, wie automatisierte Steuerprozesse Gründern Freiraum schaffen.

Auf LinkedIn vernetzen