OSS Verfahren: Umsatzsteuer im EU-Handel richtig abwickeln
Schon der Verkauf, mit dem du die Schwelle von 10.000 Euro überschreitest, wird mit dem Steuersatz des Ziellandes abgerechnet. Wie das OSS-Verfahren funktioniert und wo es an seine Grenzen stößt.
Die Schwelle liegt bei 10.000 Euro Nettoumsatz pro Jahr für alle EU-Länder zusammen. Und sie wirkt sofort: Nicht erst der nächste Verkauf, sondern bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, unterliegt dem Steuersatz des Ziellandes. Wer im Oktober die Grenze reißt und weiter mit 19 Prozent deutscher Umsatzsteuer fakturiert, sammelt ab diesem Tag falsch abgerechnete Umsätze in bis zu 26 Ländern an.
Genau dafür gibt es das OSS-Verfahren. Es erspart die Registrierung in jedem einzelnen Mitgliedstaat und bündelt alles in einer Quartalsmeldung beim Bundeszentralamt für Steuern. Wichtig ist zu wissen, was es abdeckt und was nicht, denn die Lücken sind die teure Stelle.
Inhalt
Das Wichtigste zum OSS-Verfahren
- Mit dem OSS-Verfahren (One Stop Shop) meldest du die Umsatzsteuer für EU-Verkäufe an Privatkunden zentral beim Bundeszentralamt für Steuern, statt dich in jedem Land zu registrieren.
- Die 10.000-Euro-Schwelle gilt für alle EU-Länder zusammen, und schon der Verkauf, mit dem du sie überschreitest, wird im Zielland besteuert.
- Gemeldet wird jedes Quartal bis zum Ende des Folgemonats, auch wenn du nichts verkauft hast.
- Vorsteuer und Warenlager im Ausland deckt das OSS nicht ab, dafür brauchst du eigene Wege.
Was das OSS-Verfahren ist
Verkauft ein deutscher Händler Waren an Privatkunden in anderen EU-Ländern, entsteht dort Umsatzsteuer, sobald die EU-weite Umsatzschwelle von 10.000 Euro überschritten ist. Früher bedeutete das eine eigene Registrierung in jedem betroffenen Land, eigene Voranmeldungen, eigene Fristen. Seit Juli 2021 gibt es dafür das One-Stop-Shop-Verfahren, kurz OSS.
Der Händler meldet alle betroffenen Umsätze gesammelt beim Bundeszentralamt für Steuern, zahlt einen Gesamtbetrag, und die Behörde verteilt das Geld an die anderen Mitgliedstaaten. Erfasst sind innergemeinschaftliche Fernverkäufe an Privatpersonen und Dienstleistungen an Privatpersonen, die in einem anderen EU-Land steuerpflichtig sind. Das sind nicht nur digitale Leistungen wie Software-Abos oder E-Books, sondern zum Beispiel auch die Vermietung einer Ferienwohnung im Ausland. Neben dieser EU-Regelung gibt es die Nicht-EU-Regelung für Unternehmen ohne Sitz in der EU und den Import One Stop Shop (IOSS) für Sendungen bis 150 Euro aus Drittländern.
Die 10.000-Euro-Grenze im OSS-Verfahren richtig anwenden
- Die Schwelle gilt für alle EU-Länder gemeinsam (§ 3c UStG). 4.000 Euro Umsatz in Österreich, 4.000 in Frankreich und 3.000 in den Niederlanden bedeuten zusammen 11.000 Euro und damit Überschreitung.
- Mitgezählt werden Fernverkäufe an Privatkunden und digitale Leistungen an Privatkunden, jeweils netto. Die Schwelle gilt aber nur, wenn dein Unternehmen ausschließlich in Deutschland ansässig ist und die Ware aus Deutschland verschickt wird. Lieferst du aus einem Lager in einem anderen EU-Land an Privatkunden, etwa über Amazon FBA, ist jeder dieser Verkäufe vom ersten Euro an im Zielland steuerpflichtig.
- Maßgeblich sind das laufende und das vorangegangene Kalenderjahr. Wer im Vorjahr darüber lag, ist im Folgejahr von Anfang an gebunden.
- Auf die Schwelle kannst du freiwillig verzichten, indem du das deinem Finanzamt mitteilst. Dann versteuerst du jeden EU-Verkauf von Anfang an im Zielland und bist daran mindestens zwei Kalenderjahre gebunden. Das kann sich lohnen, wenn deine Produkte im Zielland niedriger besteuert werden als in Deutschland. Beim Normalsteuersatz ist das aber nur in wenigen Ländern der Fall. Rechne deshalb vorher für deine wichtigsten Produkte und Länder durch, ob sich der Mehraufwand lohnt.
Praktisch heißt das: Wer wächst, sollte die Grenze nicht am Jahresende prüfen, sondern laufend überwachen. Die Schwelle ist so niedrig, dass sie in einem guten Quartal fällt, ohne dass es jemand bemerkt.
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OSS-Meldung: Anmeldung und Fristen
Die OSS-Registrierung läuft über das Online-Portal des Bundeszentralamts für Steuern, die Regeln dazu stehen in § 18j UStG. Sie wirkt grundsätzlich ab Beginn des Quartals, das auf die Anzeige folgt. Wer also im Mai registriert, ist ab dem 1. Juli im Verfahren.
Es gibt aber eine wichtige Ausnahme: Überschreitest du die 10.000-Euro-Schwelle zum ersten Mal oder hast du auf die Schwelle verzichtet und verkaufst zum ersten Mal an Privatkunden im EU-Ausland, gilt das OSS-Verfahren schon ab diesem ersten Verkauf, wenn deine Anmeldung bis zum 10. des Folgemonats beim Bundeszentralamt für Steuern eingeht (Abschnitt 18j.1 UStAE). Reißt du die Schwelle am 20. Oktober, hast du also bis zum 10. November Zeit und sparst dir jede Registrierung im Ausland. Verpasst du diese Frist, musst du dich für die Zeit bis zum nächsten Quartal in jedem betroffenen Land einzeln registrieren.
| Meldezeitraum | Abgabe und Zahlung bis |
|---|---|
| Erstes Quartal, Januar bis März | 30. April |
| Zweites Quartal, April bis Juni | 31. Juli |
| Drittes Quartal, Juli bis September | 31. Oktober |
| Viertes Quartal, Oktober bis Dezember | 31. Januar |
Eine Dauerfristverlängerung wie bei der Umsatzsteuervoranmeldung gibt es hier nicht. Wird die Frist versäumt, erinnert das Bundeszentralamt für Steuern nach rund zehn Tagen. Wirst du drei Quartale in Folge erinnert und gibst trotzdem nicht innerhalb von zehn Tagen ab, droht der Ausschluss aus dem Verfahren. Dann sind für mindestens zwei Jahre wieder Einzelregistrierungen in allen betroffenen Ländern fällig. Wer registriert ist und in einem Quartal nichts verkauft hat, gibt eine Nullmeldung ab.
Was das OSS-Verfahren nicht abdeckt
- Vorsteuer. Über das OSS werden nur Umsätze gemeldet, kein Vorsteuerabzug geltend gemacht. Ausländische Vorsteuer holst du dir über das Vorsteuervergütungsverfahren zurück, ein eigenes Erstattungsverfahren für Umsatzsteuer, die du im EU-Ausland gezahlt hast. Den Antrag stellst du elektronisch beim Bundeszentralamt für Steuern, spätestens bis zum 30. September des Folgejahres. Wer diese Frist verpasst, bekommt die Vorsteuer in der Regel nicht mehr erstattet.
- Warenlager im Ausland. Wer über Amazon FBA oder ein Fulfillment-Netzwerk Bestände in anderen Ländern hält, braucht dort eine eigene Umsatzsteuernummer. Das OSS ersetzt diese Registrierung ausdrücklich nicht.
- Verkäufe an Unternehmen. B2B-Umsätze gehören nicht ins OSS. Warenlieferungen an Unternehmen im EU-Ausland sind in Deutschland steuerfrei, wenn dein Kunde eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aus einem anderen EU-Land verwendet und du die Lieferung in der Zusammenfassenden Meldung angibst, der eigenen Meldung über EU-Umsätze an das Bundeszentralamt für Steuern. Fehlt eines davon, kann die Steuerbefreiung wegfallen. Prüfe die Nummer deshalb vor der ersten Lieferung. Bei Dienstleistungen an Unternehmen schuldet in der Regel der Kunde die Steuer (Reverse-Charge-Verfahren).
- Inlandsumsätze. Verkäufe an deutsche Kunden bleiben in der normalen Umsatzsteuervoranmeldung.
- Verbrauchsteuern. Verkaufst du Wein, Spirituosen oder Tabakwaren an Privatkunden im EU-Ausland, meldest du die Umsatzsteuer darauf zwar über das OSS. Die Verbrauchsteuer im Zielland, also etwa die Alkohol- oder Tabaksteuer, deckt es aber nicht ab. Dafür gelten im Zielland eigene Regeln, die du vor dem ersten Versand klären solltest.
Punkt zwei ist der Klassiker im Marktplatzhandel. Sobald Amazon Bestände nach Polen oder Tschechien verschiebt, entstehen dort steuerpflichtige Vorgänge, die das OSS nicht auffängt. Wer über Marktplätze verkauft, sollte die Lagerorte deshalb kennen, bevor die Meldungen gebaut werden.
Was das OSS-Verfahren für die Buchhaltung bedeutet
Für die Meldung braucht es die Umsätze getrennt nach Bestimmungsland und nach Steuersatz, denn jedes Land hat eigene Sätze und eigene Ermäßigungen. Aus einer Sammelbuchung Erlöse EU lässt sich das nicht rekonstruieren. Die Buchhaltung muss also von Anfang an nach Land und Satz differenzieren, idealerweise automatisch aus den Shop- und Marktplatzdaten.
Wie diese Anbindung praktisch aussieht, beschreibt der Beitrag zur Shopify-Buchhaltung. Worauf es bei der Auswahl eines Beraters für digitale Geschäftsmodelle ankommt, steht im Beitrag Steuerberater für Online-Business.
Eine Erleichterung gibt es immerhin: Für Fernverkäufe, die über das OSS gemeldet werden, besteht keine Rechnungsstellungspflicht. Wer trotzdem Rechnungen ausstellt, sollte den Steuersatz des Bestimmungslandes ausweisen und keine deutsche Umsatzsteuer.
Typische Fehler beim OSS-Verfahren
- Die Schwelle wird je Land geprüft statt EU-weit zusammengerechnet.
- Nach Überschreiten wird erst ab dem Folgemonat umgestellt statt ab dem auslösenden Umsatz.
- B2B-Umsätze landen versehentlich in der OSS-Meldung.
- Die Nullmeldung wird vergessen, weil in einem Quartal nichts verkauft wurde.
- Ausländische Vorsteuer wird im OSS abgezogen statt über das Vergütungsverfahren beantragt.
- Fehler aus früheren Quartalen werden nicht in einer späteren OSS-Meldung unter Angabe des betroffenen Quartals korrigiert. Diese Berichtigung ist drei Jahre lang möglich, danach nur noch direkt beim Finanzamt des jeweiligen Ziellandes.
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Angebot anfordernFAQ zum OSS-Verfahren
Was ist das OSS-Verfahren?
Das OSS-Verfahren, kurz für One Stop Shop, ist ein Meldeverfahren, mit dem Händler die Umsatzsteuer für Verkäufe an Privatkunden in anderen EU-Ländern zentral in Deutschland melden und zahlen können. Eine eigene Umsatzsteuernummer in jedem Zielland ist für diese Verkäufe nicht nötig.
Ab wann ist das OSS-Verfahren Pflicht?
Das OSS-Verfahren selbst ist nie Pflicht, die Besteuerung im Bestimmungsland schon. Sobald die EU-weite Schwelle von 10.000 Euro netto überschritten ist, gilt der Steuersatz des Ziellandes. Wer das OSS nicht nutzt, muss sich stattdessen in jedem betroffenen Land einzeln registrieren.
Wie melde ich mich für das OSS-Verfahren an?
Für das OSS-Verfahren meldet man sich über das Online-Portal des Bundeszentralamts für Steuern an. Die Anmeldung wirkt grundsätzlich ab dem nächsten Quartal. Wer die Schwelle zum ersten Mal überschreitet, kann sich aber noch bis zum 10. des Folgemonats anmelden und meldet dann schon den ersten betroffenen Verkauf über das OSS.
Welche Fristen gelten für die OSS-Meldung?
Für die OSS-Meldung ist das Kalenderquartal der Meldezeitraum. Meldung und Zahlung müssen bis zum Ende des Monats nach dem Quartal erledigt sein, für das erste Quartal also bis Ende April. Einen Aufschub wie die Dauerfristverlängerung bei der Voranmeldung gibt es nicht, und auch ein Quartal ohne Verkäufe muss als Nullmeldung gemeldet werden.
Kann ich im OSS-Verfahren Vorsteuer abziehen?
Im OSS-Verfahren lässt sich keine Vorsteuer abziehen. Gemeldet werden ausschließlich Umsätze. Ausländische Vorsteuerbeträge beantragst du gesondert im Vorsteuervergütungsverfahren, elektronisch über das Bundeszentralamt für Steuern, deutsche Vorsteuer läuft weiterhin über die normale Umsatzsteuervoranmeldung.
Deckt das OSS-Verfahren Amazon FBA ab?
Das OSS-Verfahren deckt Amazon FBA nur teilweise ab. Fernverkäufe an Privatkunden lassen sich melden, auch aus ausländischen Amazon-Lagern, dann allerdings ohne 10.000-Euro-Schwelle und vom ersten Euro an im Zielland. Schon das Verschieben der Ware in ein Lager im Ausland löst dort eigene steuerliche Pflichten aus. Für diese Länder ist weiterhin eine lokale Umsatzsteuerregistrierung erforderlich.
Was passiert, wenn ich die OSS-Meldung zu spät abgebe?
Wird die OSS-Meldung zu spät abgegeben, kommt zunächst eine Erinnerung vom Bundeszentralamt für Steuern. Verspätungszuschläge und Zinsen legen aber die Zielländer fest, in denen die Umsatzsteuer anfällt, jedes nach seinem eigenen Recht. Bleibt die Meldung trotz Erinnerung mehrfach aus, steht die Teilnahme am Verfahren insgesamt auf dem Spiel.
Maßgeblich für Leistungsumfang und Preis ist ausschließlich die individuelle Vergütungsvereinbarung. Dieser Artikel beschreibt das typische Skalar-Modell und begründet keine Ansprüche.
