E-Rechnung: Die fünf Fragen, die wirklich zählen

Über die E-Rechnung ist mehr geschrieben worden als über fast jedes andere Steuerthema der letzten Jahre. Das meiste davon ist technisch, lang und beantwortet Fragen, die kaum jemand gestellt hat. Dabei sind es fünf Punkte, an denen sich in der Praxis alles entscheidet.

Einer davon ist gerade akut. Empfangen muss jedes Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Im Geschäft mit anderen Unternehmen muss sie bis Ende 2026 niemand ausstellen, nur wer an Behörden fakturiert, ist teilweise schon seit Jahren dazu verpflichtet. Ab dem 1. Januar 2027 endet die Papierrechnung aber für alle, deren Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag. Maßgeblich ist damit der Umsatz 2026, also das laufende Jahr.

Frage 1: Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

Seit 2025 gibt es nur noch zwei Arten von Rechnungen, so regelt es § 14 UStG. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Auch ein mit dem Kunden vereinbartes Format wie EDI, also der direkte Datenaustausch zwischen zwei Systemen, zählt, wenn sich alle Pflichtangaben verlustfrei in diese Norm übertragen lassen. Für EDI-Verfahren, die das nicht schaffen, gilt 2027 mit Zustimmung des Kunden noch eine Übergangsfrist, unabhängig vom Umsatz. Alles andere ist eine sonstige Rechnung, und zwar unabhängig davon, ob es auf Papier oder digital verschickt wird.

Damit ist die häufigste Annahme im Markt falsch: Ein PDF, das per E-Mail verschickt wird, ist keine E-Rechnung. Es ist ein Layoutformat, das für das menschliche Auge gemacht ist und keinen maschinell auswertbaren Datensatz enthält. Ein PDF bleibt bis zum Ende der jeweiligen Übergangsfrist zulässig, aber nur mit Zustimmung des Empfängers. Die Zustimmung braucht keine besondere Form. Es reicht in der Regel, wenn du PDF-Rechnungen in der Praxis so verschickst und dein Kunde nicht widerspricht. Sicherer ist ein kurzer Satz dazu im Vertrag oder in deinen AGB.

Praktisch bedeutet das: Der Rechnungsinhalt wandert vom Bild in die Daten. Rechnungssteller, Empfänger, Positionen, Steuersätze und Zahlungsbedingungen stehen in klar definierten Feldern, die jedes Buchhaltungssystem auslesen kann, ohne dass jemand abtippt oder eine Texterkennung raten muss.

Frage 2: Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für dich?

Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist und ohne Ausnahme. Sie trifft jeden inländischen Unternehmer, auch Kleinunternehmer, Vermieter und Ärzte. Wer technisch nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, hat keinen Anspruch auf eine Papierrechnung und trägt das Risiko selbst. Ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist dabei nicht vorgeschrieben, ein normales E-Mail-Postfach genügt rechtlich.

Für die Ausstellung gilt eine Staffel nach Umsatz, festgelegt in § 27 Abs. 38 UStG.

Maßgeblich ist immer der Umsatz des Rechnungsstellers, nicht der des Empfängers. Gemeint ist im Kern dein umsatzsteuerlicher Jahresumsatz, Verkäufe von Anlagevermögen wie Maschinen oder Firmenwagen zählen nicht mit. Gehört deine GmbH zu einer umsatzsteuerlichen Organschaft, also einer Unternehmensgruppe, die für die Umsatzsteuer als ein einziges Unternehmen gilt, zählt der Umsatz der ganzen Gruppe. Wer 2026 also über 800.000 Euro liegt, muss ab dem 1. Januar 2027 ausstellen können. Das ist kein Projekt für den Dezember, weil in aller Regel Stammdaten bereinigt, Formate getestet und Prozesse mit Kunden abgestimmt werden müssen.

Wichtig für den Jahreswechsel: Die Übergangsfristen hängen daran, wann du die Leistung erbracht hast, und die Rechnung muss innerhalb der Frist verschickt sein. Eine Leistung aus Dezember 2026, die du erst im Januar 2027 abrechnest, braucht deshalb eine E-Rechnung, auch wenn dein Umsatz unter 800.000 Euro liegt. Rechne Dezemberleistungen also noch im Dezember ab oder stelle rechtzeitig um.

Frage 3: ZUGFeRD oder XRechnung, was ist der Unterschied?

Beide Formate erfüllen die Anforderungen, sie lösen nur unterschiedliche Probleme.

Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtbeleg. Sie wurde für die Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung entwickelt und ist dort seit Jahren Pflicht. Wer an Bundesbehörden fakturiert, braucht zusätzlich eine Leitweg-ID und reicht über die zentrale Rechnungseingangsplattform ein.

ZUGFeRD ist ein Hybridformat. Eine einzige PDF/A-3-Datei enthält den lesbaren Beleg und die eingebettete XML-Datei. Für den Empfänger sieht es aus wie eine gewohnte Rechnung, die Maschine liest trotzdem die Daten. Für den B2B-Alltag ist das meist der pragmatischere Weg, weil niemand seine Sehgewohnheiten ändern muss.

Zwei Details entscheiden über die Konformität. Erstens gilt ZUGFeRD erst ab Version 2.0.1 als E-Rechnung, ältere Versionen nicht. Zweitens sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL ausdrücklich ausgenommen, weil sie keine vollständige Rechnung abbilden. Zulässig sind damit die Profile BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG. Prüf in deiner Rechnungssoftware, welches Profil eingestellt ist.

Bei Hybridrechnungen gilt außerdem eine wichtige Rangfolge: Weichen PDF-Bild und XML voneinander ab, ist der strukturierte Teil maßgeblich. Der Vorsteuerabzug ist ausschließlich aus dem XML möglich, und ein abweichender Bildteil kann als weitere Rechnung mit einem unrichtigen Steuerausweis gewertet werden.

Frage 4: Wer ist ausgenommen?

Die Ausnahmen betreffen fast immer nur die Ausstellung, nie den Empfang.

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise dürfen dauerhaft als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
• Kleinunternehmer müssen nie eine E-Rechnung ausstellen, empfangen können müssen sie sie trotzdem.
• Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa Vermietung oder ärztliche Heilbehandlungen, lösen keine Rechnungspflicht aus und damit auch keine E-Rechnungspflicht. Steuerfreie Lieferungen ins Ausland und grenzüberschreitende Transporte fallen dagegen unter die Pflicht, wenn beide Seiten in Deutschland ansässig sind, etwa bei einer Lieferung an die Niederlassung eines deutschen Kunden in Österreich.
• Ist eine der beiden Parteien nicht im Inland ansässig, greift die Pflicht nicht. Als inländisch gilt dabei auch die deutsche Niederlassung eines ausländischen Unternehmens, wenn sie an dem Geschäft beteiligt ist.
• Bei Rechnungen an Privatpersonen besteht keine E-Rechnungspflicht.

Eine Falle steckt in gemischten Rechnungen: Sobald ein Teil der abgerechneten Leistungen der E-Rechnungspflicht unterliegt, gilt sie für die gesamte Rechnung.

Frage 5: Wie musst du eine E-Rechnung archivieren?

Hier ist die Intuition der meisten Unternehmen genau falsch herum. Weil das PDF lesbar ist und das XML nicht, wird gern das PDF abgelegt und das XML verworfen. Die geänderten GoBD stellen seit Juli 2025 klar: Aufzubewahren ist der strukturierte Teil. Das XML darf nicht durch eine Formatumwandlung, etwa in ein TIFF oder einen Scan, gelöscht werden.

Der lesbare Teil einer Hybridrechnung muss nur dann zusätzlich aufbewahrt werden, wenn er darüber hinausgehende steuerlich relevante Informationen enthält, zum Beispiel Buchungsvermerke. Für E-Rechnungen genügt außerdem inhaltliche statt bildlicher Übereinstimmung, der klassische Grundsatz der bildlichen Wiedergabe gilt hier nicht mehr.

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege wurde zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt, geregelt in § 147 AO. Für Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte bleibt es bei zehn Jahren. Die acht Jahre sind dabei nur die Untergrenze: Die Frist läuft weiter, solange die Rechnungen noch für eine Steuer gebraucht werden, die das Finanzamt festsetzen oder ändern darf. Läuft für ein Jahr gerade eine Betriebsprüfung, bewahrst du die betroffenen Unterlagen deshalb weiter auf. Wie sich das sauber in bestehende Prozesse einfügt, beschreibt der Beitrag zur digitalen Buchhaltung.

Was passiert, wenn es schiefgeht

Wird trotz Pflicht eine sonstige Rechnung ausgestellt, ist sie keine ordnungsmäßige Rechnung und berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. In der Praxis lässt sich der Vorsteuerabzug meist über den objektiven Nachweis retten, wenn die Rechnung inhaltlich richtig und vollständig ist, oder durch nachträgliche Ausstellung einer korrekten E-Rechnung. Verlassen solltest du dich darauf nicht. Bekommst du 2027 noch eine PDF-Rechnung, gefährdet das deinen Vorsteuerabzug in der Regel nicht, wenn du davon ausgehen durftest, dass dein Lieferant noch unter der 800.000-Euro-Grenze liegt. Bei großen Lieferanten oder Konzernunternehmen solltest du eine E-Rechnung anfordern.

Ein Bußgeld droht für die falsche Rechnungsform allein nicht, das hat die Finanzverwaltung klargestellt. Bis zu 5.000 Euro sind aber möglich, wenn du eine Rechnung gar nicht oder zu spät ausstellst oder deine Rechnungen nicht acht Jahre aufbewahrst. Dazu kommt das Verhältnis zu deinen Kunden. Wer für seinen Vorsteuerabzug eine ordnungsgemäße Rechnung braucht und keine bekommt, kann die Zahlung unter Umständen zurückhalten. Ob das auch gilt, wenn nur das E-Rechnungsformat fehlt, ist eine Vertragsfrage, die im Streitfall ein Anwalt beurteilen sollte.

Die häufigsten Missverständnisse

• Ein PDF per E-Mail ist eine elektronische Rechnung: Nein, es ist eine sonstige Rechnung und nur übergangsweise und nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
• Die Pflicht kommt erst 2027: Das gilt nur für die Ausstellung. Die Empfangspflicht besteht seit dem 1. Januar 2025 für alle.
• Kleinunternehmer sind komplett raus: Nur beim Ausstellen. Empfangen müssen auch sie.
• Bei ZUGFeRD reicht das PDF im Archiv: Falsch. Maßgeblich ist das XML, das PDF ist nur bei zusätzlichen Informationen aufzubewahren.
• Jetzt gelten überall acht Jahre: Nur für Rechnungen und Buchungsbelege. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren.
• ZUGFeRD ist immer konform: Nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL und nicht in Versionen vor 2.0.1.

Was jetzt konkret zu tun ist

Die gute Nachricht am Ende: Der technische Aufwand ist deutlich kleiner als die Menge an Ratgebern vermuten lässt. Gängige Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme erzeugen und lesen XRechnung und ZUGFeRD längst. In den meisten Unternehmen geht es nicht darum, etwas Neues zu kaufen, sondern die vorhandene Software richtig einzustellen, Stammdaten zu vervollständigen und die Archivierung auf das XML umzustellen. Ergänzend gehört eine Verfahrensdokumentation dazu, die beschreibt, wie Rechnungen empfangen, geprüft, gebucht und unveränderbar abgelegt werden. Wie sich dieser Ablauf weitgehend automatisieren lässt, zeigt der Beitrag zum Thema Buchhaltung automatisieren. Wenn du Software entwickelst, lohnt außerdem ein Blick auf die Forschungszulage für Softwareunternehmen.

Maßgeblich für Leistungsumfang und Preis ist ausschließlich die individuelle Vergütungsvereinbarung. Dieser Artikel beschreibt das typische Skalar-Modell und begründet keine Ansprüche.

Stefan Liffers

Stefan ist Steuerberater für digitale Geschäftsmodelle bei Skalar. Aus der Arbeit mit E-Commerce, SaaS und Beteiligungsgesellschaften kennt er die Praxis wachsender Unternehmen. Er zeigt, wie automatisierte Steuerprozesse Gründern Freiraum schaffen.

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