Sollversteuerung: Was sie für deine GmbH bedeutet und kostet

Die Rechnung ist raus, der Kunde hat 60 Tage Zahlungsziel, und das Finanzamt will die Umsatzsteuer trotzdem schon am 10. des Folgemonats. Spätestens hier merken viele Geschäftsführer, was Sollversteuerung in der Praxis bedeutet.

Sollversteuerung heißt Besteuerung nach vereinbarten Entgelten, also nach dem Preis, den du mit deinem Kunden vereinbart hast: Die Umsatzsteuer entsteht mit Ablauf des Monats oder Quartals, in dem du die Leistung erbracht hast, unabhängig davon, wann du die Rechnung schreibst und wann das Geld eingeht. Sie ist der gesetzliche Regelfall. Die Istversteuerung nach vereinnahmten Entgelten gibt es nur auf Antrag und nur, wenn der umsatzsteuerliche Gesamtumsatz im Vorjahr nicht über 800.000 Euro lag (seit 2024, vorher 600.000 Euro). Eine GmbH mit mehr als 1 Mio Euro Umsatz ist deshalb in aller Regel Sollversteuerer, die Frage „Soll oder Ist“ ist für sie meist entschieden.

Der wichtigste Effekt für dich: Bei langen Zahlungszielen streckst du die Umsatzsteuer vor, bei Vorauszahlungen wie SaaS-Jahresabos dagegen nicht. Wie gut du das steuerst, hängt weniger vom Steuerrecht ab als davon, wie aktuell deine Buchhaltung ist.

Sollversteuerung einfach erklärt: Die Steuer entsteht mit der Leistung

Bei der Sollversteuerung entsteht die Umsatzsteuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du die Leistung ausgeführt hast. Der Voranmeldungszeitraum ist der Monat oder das Quartal, für das du deine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgibst. Wann die Rechnung bezahlt wird, spielt für die Entstehung keine Rolle. Das gilt auch für Teilleistungen, also wirtschaftlich abgrenzbare Teile einer Leistung, die du einzeln vereinbart und abgerechnet hast, zum Beispiel die monatliche Nutzung deiner Software (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG).

Zwei Dinge folgen daraus für die Praxis:

• Das Zahlungsziel auf deiner Rechnung verschiebt die Steuer nicht. Ob du 14, 30 oder 90 Tage einräumst, die Umsatzsteuer gehört in die Voranmeldung des Monats, in dem du geleistet hast.
• Vorauszahlungen drehen die Reihenfolge um. Geht Geld ein, bevor du die Leistung erbracht hast, entsteht die Steuer insoweit schon im Voranmeldungszeitraum der Zahlung.

Istversteuerung Grenze 2026: Wer nach vereinnahmten Entgelten versteuern darf

Istversteuerung heißt Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten: Die Umsatzsteuer entsteht erst, wenn der Kunde gezahlt hat. Das klingt attraktiv, ist aber an Voraussetzungen gebunden. Du brauchst einen Antrag und die Gestattung des Finanzamts, und dein umsatzsteuerlicher Gesamtumsatz im Vorjahr darf nicht über 800.000 Euro gelegen haben. Bis 2023 lag die Grenze bei 600.000 Euro, seit dem 1. Januar 2024 gilt der höhere Wert (§ 20 UStG). Wer noch mit 600.000 Euro rechnet, arbeitet mit einem veralteten Wert.

Die Rechtsform spielt dabei keine Rolle. Eine GmbH muss nach dem HGB Bücher führen und bilanzieren, das schließt die Istversteuerung nicht aus, der BFH wendet die Umsatzgrenze rechtsformunabhängig an (V R 36/08). Die Sonderregel für Freiberufler hilft einer GmbH dagegen nicht, weil sie immer zur Buchführung verpflichtet ist. Maßgeblich ist der umsatzsteuerliche Gesamtumsatz des Vorjahres, nicht dein aktueller Umsatz und nicht eine Kennzahl aus dem Controlling. Der Unterschied kann groß sein: Umsätze, die in Deutschland gar nicht steuerbar sind, zählen nicht mit. Dazu gehören in der Regel Leistungen an Unternehmenskunden im Ausland und digitale Leistungen oder Fernverkäufe an Privatkunden in anderen EU-Ländern, für die die Umsatzsteuer des Ziellands gilt und die du über das OSS-Verfahren meldest. Steuerfreie Lieferungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern zählen dagegen mit. Macht deine SaaS-GmbH zum Beispiel 1,2 Mio Euro Umsatz, davon 500.000 Euro mit Unternehmenskunden im Ausland, kann der Gesamtumsatz unter 800.000 Euro liegen. Dann lohnt sich die Prüfung eines Antrags auf Istversteuerung, über den das Finanzamt entscheidet.

Was passiert, wenn du die Grenze überschreitest

Wer 2026 mit gestatteter Istversteuerung über 800.000 Euro kommt, bleibt für 2026 bei der Istversteuerung, für 2027 fehlt dann die Voraussetzung. Manche Gestattungen erlöschen laut ihrem Wortlaut von selbst, sobald die Voraussetzungen wegfallen. Sonst endet sie, wenn das Finanzamt sie widerruft, in der Regel mit Wirkung für die Zukunft. Was du jetzt tun solltest: Gestattung heraussuchen, den Vorjahresumsatz mit deiner Steuerberatung abgleichen und den Wechsel zur Sollversteuerung vorbereiten. Offene Forderungen aus der Ist-Zeit werden dabei nicht doppelt besteuert, dazu mehr im Rechtsblock unten.

Für die meisten GmbHs mit über 1 Mio Euro Umsatz ist das Thema damit klar: Sie erfüllen die Umsatzgrenze nicht und versteuern in aller Regel nach vereinbarten Entgelten. „In aller Regel“ steht da bewusst, weil der Vorjahreswert zählt, nicht die Zahl in deiner aktuellen BWA.

Soll oder Ist Versteuerung: Der Unterschied auf einen Blick

Der Unterschied zwischen Soll und Ist Versteuerung liegt allein im Zeitpunkt, zu dem die Umsatzsteuer entsteht. Steuersatz, Rechnungspflichten und der Abzug der Vorsteuer, also der Umsatzsteuer aus deinen Eingangsrechnungen, sind identisch.

Für eine GmbH über der Grenze ist „Ist oder Sollversteuerung“ also keine Entscheidung, sondern eine Rahmenbedingung. Beeinflussen kannst du Zahlungsziele, Vorauszahlungsmodelle und das Tempo deiner Buchhaltung.

Liquidität: Was die Sollversteuerung bei langen Zahlungszielen kostet

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist grundsätzlich vierteljährlich abzugeben. Lag deine Zahllast im Vorjahr, also Umsatzsteuer abzüglich Vorsteuer, über 9.000 Euro (Stand 2026, bis 2024 waren es 7.500 Euro), meldest du monatlich, das trifft fast jede GmbH über 1 Mio Euro Umsatz. Abgabe und Zahlung sind bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig (§ 18 UStG). Mit einer Dauerfristverlängerung, also einer dauerhaften Verlängerung der Abgabefrist um einen Monat, verschiebt sich der Termin auf den 10. des übernächsten Monats. Wer den Termin reißt, riskiert Zuschläge vom Finanzamt. Deshalb gehören die Steuertermine in deinen Liquiditätsplan.

Beispielrechnung: 60 Tage Zahlungsziel bei einem Monatszahler

Beispielrechnung, vereinfacht, ohne Vorsteuer aus Eingangsrechnungen:

• Deine IT-Agentur schließt am 20. März ein Projekt ab und stellt 100.000 Euro netto in Rechnung. Darauf entfallen 19.000 Euro Umsatzsteuer, Rechnungsbetrag 119.000 Euro, Zahlungsziel 60 Tage.
• Die Leistung fällt in den Voranmeldungszeitraum März. Die 19.000 Euro gehören in die März-Voranmeldung und sind am 10. April fällig, mit Dauerfristverlängerung am 10. Mai. Fällt der 10. auf ein Wochenende oder einen Feiertag, gilt der nächste Werktag, 2026 also Montag, der 11. Mai.
• Der Kunde zahlt pünktlich am 19. Mai. Ohne Dauerfristverlängerung hast du die 19.000 Euro damit 39 Tage vorgestreckt, mit Dauerfristverlängerung nur gut eine Woche. Den Aufschub bezahlst du als Monatszahler allerdings mit der Sondervorauszahlung: Du überweist vorab ein Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres, also ungefähr eine Monatszahllast, und bekommst sie erst mit der Dezember-Voranmeldung verrechnet.
• Hochgerechnet: Bei 250.000 Euro Nettoumsatz im Monat sind das 47.500 Euro Umsatzsteuer pro Monat. Schreibst du deine Rechnungen wie im Beispiel um den 20. und gilt durchgehend ein Zahlungsziel von 60 Tagen, sind damit laufend ein bis zwei Monatsbeträge vorfinanziert, also 47.500 bis 95.000 Euro. Verteilen sich die Rechnungen über den Monat, ist es im Schnitt gut ein Monatsbetrag.

Was du tun kannst: Zahlungsziele bewusst setzen, bei größeren Projekten Anzahlungen vereinbaren und offene Posten eng nachhalten. Die Dauerfristverlängerung verschafft dir vor allem einen Monat mehr Zeit für saubere Voranmeldungen. Als Liquiditätshebel taugt sie nur begrenzt, weil die Sondervorauszahlung bei gleichbleibendem Umsatz etwa so viel Geld bindet, wie du durch den Aufschub gewinnst. Beantragst du sie im laufenden Jahr, zahlst du die Sondervorauszahlung gleich mit dem Antrag.

SaaS-Jahresabos und Vorauszahlungen: Hier gibt es keine Vorfinanzierung

Bezahlt ein Kunde das SaaS-Jahresabo im Januar für das ganze Jahr, entsteht die Umsatzsteuer auf den vereinnahmten Betrag bereits im Voranmeldungszeitraum des Zahlungseingangs, vorausgesetzt, die Leistung ist konkret bestimmt (Abschn. 13.5 UStAE). Beispiel: 12.000 Euro netto Jahresgebühr, bezahlt am 15. Januar, ergeben 2.280 Euro Umsatzsteuer in der Januar-Voranmeldung, und das Geld ist schon da, wenn die Steuer fällig wird. Bei Abos mit monatlicher Abrechnung läuft es über Teilleistungen Monat für Monat. Wie dein konkreter Vertrag einzuordnen ist, hängt von seiner Ausgestaltung ab und gehört in die Prüfung mit deiner Steuerberatung.

Wie Skalar die Umsatzsteuer für dich steuerbar macht

Das Steuerrecht kannst du nicht ändern, das Tempo deiner Buchhaltung schon. Bei Skalar läuft die Finanzbuchhaltung automatisiert: Belege und Umsätze kommen über Schnittstellen wie Stripe, Shopify, Amazon oder die DATEV-Anbindung in die Buchhaltung, nicht per Hand. Umsatzsteuer-Voranmeldung, Offene-Posten-Verwaltung und die monatliche BWA sind typischerweise Teil des Festpreises, die BWA in der Regel bis zum 15. des Folgemonats. Ein Preis, den du vorher kennst. Er steigt nicht mit jedem Beleg mit, weil Belege bei uns nicht per Hand gebucht werden.

Ein vereinfachtes, typisches Beispiel (die Firma ist fiktiv):

• Die Firma: B2B-SaaS-Anbieter für Marketing-Teams, 25 Mitarbeitende, rund 2,5 Mio Euro Jahresumsatz, etwa 600 Belege im Monat. Kleine Kunden zahlen über Stripe, Enterprise-Kunden per Rechnung mit 60 bis 90 Tagen Ziel.
• Vorher: Belege gingen gesammelt per E-Mail an die bisherige Kanzlei. Die BWA kam sechs bis acht Wochen nach Monatsende, die Zahllast stand jeden 10. ohne Vorwarnung auf dem Konto, einen aktuellen Blick auf die offenen Forderungen hatte niemand.
• Auslöser: Im März 2026 kamen zwei große Enterprise-Abschlüsse mit 90 Tagen Zahlungsziel zusammen. Die Umsatzsteuer darauf war am 10. April fällig, das Geld kam erst im Juni. Die Lücke lief über die Kontokorrentlinie.
• Nachher: Seit dem Wechsel zu Skalar im Mai 2026 laufen Stripe-Umsätze und Eingangsrechnungen automatisiert in die Buchhaltung, und ob sich eine Dauerfristverlängerung lohnt, wird samt Sondervorauszahlung im Liquiditätsplan durchgerechnet. Mit der BWA zur Monatsmitte sieht der Geschäftsführer jetzt, welche Forderungen offen sind und wie viel Umsatzsteuer er gerade für unbezahlte Rechnungen vorstreckt. Erstgespräch und Wechsel von der DATEV-Vorkanzlei waren kostenlos, den Kontakt zum Vorberater hat Skalar übernommen.

Fragen zu Zahlungszielen oder zur Dauerfristverlängerung gehören zum laufenden Betrieb. Bei Skalar startet nicht immer gleich die Uhr, sobald du eine Frage stellst.

Forderungsausfall bei Sollversteuerung: Wann du die Umsatzsteuer zurückbekommst

Der unangenehmste Fall: Du hast die Umsatzsteuer abgeführt, und der Kunde zahlt nie. Dann wird die Steuer berichtigt, und zwar in dem Voranmeldungszeitraum, in dem die Forderung tatsächlich uneinbringlich wird. Zahlt der Kunde später doch noch, berichtigst du erneut, bei einer Teilzahlung anteilig (§ 17 UStG).

Uneinbringlichkeit bedeutet, dass die Forderung auf absehbare Zeit objektiv nicht durchsetzbar ist, etwa bei Zahlungsunfähigkeit des Kunden oder wenn er sie mit konkreten Gründen bestreitet. Bei einer Insolvenz deines Kunden ist das spätestens mit der Eröffnung des Insolvenzverfahrens der Fall, ein bloßer Insolvenzantrag reicht noch nicht. Ein überschrittenes Zahlungsziel reicht für die Uneinbringlichkeit nicht, und auch eine pauschale Wertberichtigung in der Bilanz genügt allein nicht (Abschn. 17.1 UStAE). Was du tun solltest: Mahnprozess dokumentieren und bei Insolvenz oder Bestreiten die Unterlagen sofort an die Buchhaltung geben, damit die Berichtigung im richtigen Monat landet.

Vorsteuerabzug bei Istversteuerung und Sollversteuerung

Die Vorsteuer ziehst du grundsätzlich ab, sobald die Leistung an dich ausgeführt wurde und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, unabhängig davon, ob du selbst Soll- oder Istversteuerer bist. Bei Anzahlungen gilt der Vorsteuerabzug erst, wenn die Rechnung vorliegt und du gezahlt hast (§ 15 UStG). Ein Sonderfall betrifft Lieferanten, die selbst Istversteuerer sind: Nach dem EuGH soll dein Vorsteuerabzug nicht früher entstehen als die Steuer beim Lieferanten, bei einem Istversteuerer also erst mit deiner Zahlung (C-9/20). Das deutsche Gesetz ist daran bisher nicht angepasst, eine geplante Regelung ist nicht in Kraft getreten, und der BFH hat offengelassen, wie die Vorgabe umzusetzen ist (Stand Oktober 2026). Hinzu kommt: Dass dein Lieferant Istversteuerer ist, muss nicht auf seiner Rechnung stehen. Kläre mit deiner Steuerberatung, wie ihr Eingangsrechnungen von Istversteuerern behandelt.

Maßgeblich für Leistungsumfang und Preis ist ausschließlich die individuelle Vergütungsvereinbarung. Dieser Artikel beschreibt das typische Skalar-Modell und begründet keine Ansprüche.

Stefan Liffers

Stefan ist Steuerberater für digitale Geschäftsmodelle bei Skalar. Aus der Arbeit mit E-Commerce, SaaS und Beteiligungsgesellschaften kennt er die Praxis wachsender Unternehmen. Er zeigt, wie automatisierte Steuerprozesse Gründern Freiraum schaffen.

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