Kontierung: Warum du als Geschäftsführer nicht selbst vorkontieren solltest

Kontierung bedeutet, einen Beleg den Konten zuzuordnen, auf denen er in der Buchhaltung landet. Für jede Rechnung, jeden Kontoauszug und jede Quittung wird festgelegt, welches Konto im Soll und welches im Haben angesprochen wird, mit welchem Steuerschlüssel die Umsatzsteuer behandelt wird und, wenn du Kostenstellen führst, zu welchem Bereich der Vorgang gehört. Das Ergebnis dieser Zuordnung ist der Buchungssatz. Kontieren ist also die Vorbereitung, Buchen die Erfassung im System.

So weit die Definition. Für dich als Geschäftsführer einer GmbH ist die wichtigere Frage eine andere: Wer macht das eigentlich? In vielen Unternehmen sitzt der Geschäftsführer abends über einem Stapel Rechnungen, schreibt Kontonummern auf Belege oder pflegt eine Excel-Liste, weil der Steuerberater vorkontierte Belege erwartet. Gesetzlich musst du das nicht. Es gibt keine Vorschrift, die dich als Unternehmer verpflichtet, Rechnungen selbst vorzukontieren.

Was es dagegen gibt, ist deine Verantwortung dafür, dass die Buchführung deiner GmbH am Ende stimmt. Die bleibt bei dir, egal wer kontiert. Du kannst ihr nachkommen, indem du selbst Konten zuordnest, oder indem du dafür sorgst, dass alle Belege vollständig und zeitnah bei jemandem landen, der das besser und schneller kann als du. Für eine GmbH ab etwa einer Million Umsatz ist die zweite Variante fast immer die wirtschaftlichere.

Kontierung: Bedeutung und ein Beispiel aus dem Alltag einer SaaS-GmbH

Jede Buchhaltung arbeitet mit einem Kontenrahmen, also einer festen Liste von Konten, auf die sich alle Geschäftsvorfälle verteilen. In Deutschland sind das meist die DATEV-Standardkontenrahmen SKR03 oder SKR04. Beide enthalten Konten für Umsatzerlöse, Werbekosten, Software, Büroausstattung, Bankguthaben, Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten und viele weitere. Die Kontierung sagt für jeden einzelnen Beleg, welches dieser Konten betroffen ist.

Dazu gehören drei Entscheidungen. Erstens die Sachkontierung: Ist die Rechnung Aufwand, Anlagevermögen oder etwas anderes, und welches Aufwandskonto passt? Zweitens die Gegenbuchung: Wurde per Bank bezahlt, per Kreditkarte, oder ist die Rechnung noch offen und landet erst einmal bei den Verbindlichkeiten? Drittens der Steuerschlüssel: Enthält die Rechnung deutsche Umsatzsteuer, die du als Vorsteuer abziehen kannst, kommt sie aus dem Ausland, oder greift ein Sonderverfahren?

Ein typischer Monat in einer SaaS-GmbH zeigt, wie unterschiedlich diese Zuordnung ausfällt, obwohl alle Belege auf den ersten Blick einfach "Rechnungen" sind:

Die Tabelle zeigt, warum Kontierung mehr ist als "Rechnung ablegen": Beim Laptop geht es darum, ob eine Ausgabe sofort Aufwand ist oder als Anlagevermögen abgeschrieben wird. Bei Google Ads um ein eigenes Umsatzsteuerverfahren. Bei Stripe um die Trennung von Umsatz und Gebühr, obwohl nur ein Betrag auf dem Konto ankommt. Jede dieser Entscheidungen wirkt direkt auf Umsatzsteuervoranmeldung, Monatsauswertung und Jahresabschluss.

Kontieren und buchen: der Unterschied

Kontieren ist die Denkarbeit, Buchen die Erfassung. Wer kontiert, entscheidet, auf welche Konten ein Vorgang gehört. Wer bucht, trägt genau diese Entscheidung im Buchhaltungssystem ein, mit Datum, Betrag, Belegnummer und Buchungstext. In der klassischen Arbeitsteilung hat der Mandant oder eine Mitarbeiterin vorkontiert, der Steuerberater hat gebucht.

In einem modernen Buchhaltungssystem fällt beides zusammen. Die Software erkennt den Beleg, schlägt Konten und Steuerschlüssel vor, ein Mensch bestätigt oder korrigiert, und mit dem Klick ist der Vorgang gebucht. Der Schritt "Stempel auf das Papier, dann Eingabe in DATEV" entfällt. Genau deshalb lohnt sich die Frage, ob die Vorkontierung durch den Geschäftsführer in deinem Unternehmen noch einen Zweck erfüllt oder nur eine Gewohnheit aus Papierzeiten ist.

Vorkontierung: Musst du als Geschäftsführer Rechnungen vorkontieren?

Vorkontierung ist ein Kontierungsvorschlag vor der eigentlichen Buchung. Klassisch war das der Stempel auf dem Papierbeleg mit Feldern für Konto, Gegenkonto, Steuerschlüssel und Buchungsdatum. Heute ist es meist ein digitaler Buchungsvorschlag, den entweder die Software erzeugt oder der Mandant in seinem Portal setzt. Viele Steuerberater bitten ihre Mandanten darum, weil ein vorkontierter Beleg in der Kanzlei weniger Zeit kostet.

Was das Gesetz von dir verlangt und was nicht

Deine GmbH ist buchführungspflichtig, allein wegen ihrer Rechtsform (§ 238 Abs. 1 HGB). Diese Pflicht erfüllt ihr als Geschäftsführung, und sie bleibt bei euch, auch wenn ein Steuerberater, eine Buchhalterin oder eine Software die Buchungen tatsächlich vornimmt (§ 41 GmbHG). Die Finanzverwaltung sagt in den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, ausdrücklich, dass die Auslagerung an einen Steuerberater daran nichts ändert (GoBD Rz. 21).

Was das Gesetz dagegen nicht verlangt: dass du persönlich kontierst. Es gibt keine Norm, die vom Unternehmer eine Vorkontierung fordert. Es gibt nicht einmal eine Pflicht, SKR03 oder SKR04 zu verwenden. Vorgeschrieben ist, dass Buchungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen (§ 146 Abs. 1 AO) und dass die Geschäftsvorfälle inhaltlich zutreffend belegt und richtig kontiert sind. Wer die Konten zuordnet, ist dem Gesetz egal. Dass sie am Ende stimmen, nicht.

Der Vorkontierungs-Stempel des Geschäftsführers ist also eine Arbeitsteilung, die dein Steuerberater mit dir vereinbart hat, keine gesetzliche Vorgabe. Du kannst sie mit deinem Steuerberater neu vereinbaren. Das ändert meist auch Leistungsumfang und Honorar, ein Blick in den bestehenden Vertrag lohnt sich also vorher.

Was dein Steuerberater wirklich von dir braucht

Wenn nicht die Kontierung, was dann? Die Antwort ist unspektakulär und entscheidend zugleich:

• Vollständige Belege. Zu jeder Zahlung auf dem Geschäftskonto gehört ein Beleg. Fehlende Rechnungen sind in der Praxis das größere Problem als falsche Kontierungen, weil ohne Rechnung kein Vorsteuerabzug möglich ist.
• Zeitnahe Erfassung. Die GoBD halten es für unbedenklich, wenn unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen erfasst werden. Erfasst heißt hier: Der Beleg ist geordnet abgelegt, gegen Verlust gesichert, etwa durch eine fortlaufende Nummer, und mindestens als betrieblich oder privat eingeordnet. Die endgültige Buchung darf dann später erfolgen, in der Regel bis zum Ablauf des Folgemonats. Bargeschäfte hältst du dagegen täglich fest.
• Kontext bei Sonderfällen. Wer war beim Geschäftsessen dabei, ist der neue Monitor für das Büro, für das Homeoffice eines Mitarbeiters oder privat, gehört die Zahlung an den Freelancer zu einem Kundenprojekt? Diese Informationen hat nur das Unternehmen. Der Kontierer braucht sie, die Kontonummer braucht er nicht von dir.
• Angebundene Systeme. Bank, Zahlungsanbieter und Shop liefern Daten strukturiert. Je mehr davon direkt beim Steuerberater ankommt, desto weniger musst du manuell nachreichen.

Der Schuhkarton, der am Quartalsende zum Steuerberater wandert, erfüllt keine dieser Anforderungen, die GoBD sagen ausdrücklich, dass es nicht genügt, Belege nur zu sammeln und erst nach längerer Zeit einzutragen. Das Gegenmodell ist aber nicht der kontierende Geschäftsführer, sondern ein Prozess, in dem Belege automatisch dort landen, wo sie gebucht werden.

Typische Kontierungsfehler in SaaS- und E-Commerce-GmbHs

Falsche Kontierung fällt selten sofort auf. Sie zeigt sich in der Umsatzsteuervoranmeldung, in einer BWA, die nicht zum Bauchgefühl passt, oder Jahre später in der Betriebsprüfung. Diese Fälle tauchen in digitalen Geschäftsmodellen besonders häufig auf:

1. Reverse Charge bei Google, Meta und anderen Anbietern aus dem Ausland. Die Rechnung aus Irland enthält keine Umsatzsteuer. Wer sie wie eine deutsche Rechnung kontiert, meldet die Umsatzsteuer nicht an, die deine GmbH als Empfängerin schuldet. Meist steht ihr ein gleich hoher Vorsteuerabzug gegenüber, die Meldung in der Umsatzsteuervoranmeldung ist trotzdem Pflicht. Wie das Reverse-Charge-Verfahren genau funktioniert, ist ein eigenes Thema, in der Kontierung entscheidet der richtige Steuerschlüssel.
2. Laptop, Monitor, Serverhardware nicht als Anlagevermögen erfasst. Anschaffungen, die länger genutzt werden, gehören ins Anlagevermögen, auch wenn sie steuerlich schnell als Aufwand wirken. Bei Computern, Monitoren und kleinen Servern akzeptiert das Finanzamt derzeit eine Nutzungsdauer von einem Jahr, die Kosten wirken dann vollständig im Anschaffungsjahr. Ob bei Büromöbeln oder Technik mit längerer Lebensdauer die lineare oder die degressive Abschreibung günstiger ist, lässt sich nur entscheiden, wenn der Gegenstand überhaupt als Anlagevermögen erkannt wurde.
3. Stripe-Auszahlungen als Umsatz gebucht. Auf dem Konto kommt der Nettobetrag nach Gebühren an. Wer diesen Betrag als Erlös kontiert, untertreibt den Umsatz, verliert die Gebühren als Aufwand und meldet bei steuerpflichtigen Umsätzen zu wenig Umsatzsteuer an. Die Umsatzsteuer richtet sich nach dem vollen Preis, den dein Kunde zahlt, die Gebühr von Stripe mindert ihn nicht. Die saubere Stripe-Buchhaltung trennt Bruttoumsatz, Gebühr und Auszahlung.
4. Software-Abos ohne Abgrenzung. Jahreslizenzen, die im Dezember für das Folgejahr bezahlt werden, betreffen wirtschaftlich das nächste Jahr. Wer sie komplett im Zahlungsjahr als Aufwand verbucht, verzerrt das Jahresergebnis.
5. Privat und betrieblich vermischt. Die Amazon-Bestellung mit Bürostuhl und Kopfhörern für das Kind, das Teamessen, bei dem auch der Ehepartner dabei war. Hier braucht der Kontierer deine Information, nicht deine Kontonummer. Für private Anteile gibt es ohnehin keine Vorsteuer, und zahlst du sie der GmbH nicht zeitnah zurück, droht eine verdeckte Gewinnausschüttung, die steuerlich wie eine Ausschüttung an dich behandelt wird.
6. Bewirtung ohne Kontext. Bewirtungskosten haben eigene Regeln und ein eigenes Konto. Wer die Restaurantrechnung einfach als Sonstiges kontiert, ohne Anlass und Teilnehmer zeitnah festzuhalten, riskiert, dass die Kosten steuerlich gar nicht abziehbar sind. Mit vollständigen Angaben, getrennter Buchung und dem maschinell erstellten Beleg des Restaurants (ein handgeschriebener reicht nicht) zählen 70 Prozent als Betriebsausgabe, die Vorsteuer ist in der Regel voll abziehbar.

Keiner dieser Fehler wird dadurch seltener, dass der Geschäftsführer selbst kontiert. Die meisten passieren genau dann, wenn jemand ohne Steuerhintergrund unter Zeitdruck Kontonummern vergibt. Das Fachwissen gehört in die Kontierung, dein Wissen gehört in den Kontext.

Digitale und automatische Kontierung: was Software kann und was nicht

Digitale Kontierung bedeutet zunächst nur, dass die Kontierungsangaben nicht mehr auf dem Papier stehen, sondern elektronisch mit dem Beleg verknüpft sind. Automatische Kontierung geht einen Schritt weiter: Die Software liest den Beleg aus, erkennt Lieferant, Betrag, Steuersatz und Rechnungsnummer und schlägt die Konten vor.

Das funktioniert bei wiederkehrenden Vorgängen sehr zuverlässig. Die dritte Google-Ads-Rechnung wird wie die ersten beiden kontiert, das monatliche Softwareabo ebenso, die Stripe-Auszahlung wird über den Datenimport in Umsatz und Gebühr zerlegt. Die Systeme lernen Regeln pro Lieferant und gleichen Belege automatisch mit den Banktransaktionen ab. Für ein Unternehmen mit mehreren hundert Belegen im Monat ist eine solche automatisierte Buchhaltung der Unterschied zwischen einem Abend Arbeit und einem Blick auf eine Liste.

Was Software nicht kann: entscheiden, ob der Laptop für die Firma oder privat ist, ob das Abendessen eine Bewirtung oder ein Teamevent war, ob die Zahlung an die Agentur ein Projekt oder eine Dauerleistung betrifft. Diese Sonderfälle klären zwei Menschen, nämlich jemand, der die Steuerregel kennt, und jemand, der den Vorgang kennt. Ein guter Prozess sorgt dafür, dass genau diese Fälle als Rückfrage bei dir landen und alles andere ohne dich läuft.

Kontierung bei Skalar: Belege rein, Buchungsvorschlag bei uns

Bei Skalar, der digitalen Steuerberatung für Unternehmen, ist die Vorkontierung durch den Mandanten nicht vorgesehen. Deine Aufgabe endet typischerweise damit, dass der Beleg bei uns ankommt. Dafür gibt es mehrere Wege, die alle ohne Stempel und ohne Excel auskommen:

• Bankanbindung. Du verbindest dein Geschäftskonto im Skalar-Portal direkt über Open Banking. Transaktionen erscheinen automatisch, die zugehörigen Belege werden angehängt, einzeln oder in großen Mengen.
• E-Mail-Drop. Jedes Skalar-Konto hat eine eigene Posteingangsadresse. Du leitest eine Rechnung weiter oder setzt die Adresse bei Bestellungen in CC, der Beleg landet im Portal und wird automatisch der passenden Transaktion zugeordnet. Wie die Belegerfassung im Detail funktioniert, zeigt die Funktionsseite.
• Datenimport. Transaktionsdaten aus Stripe, PayPal, Amex und weiteren Quellen kommen per CSV ins Portal, für E-Commerce stehen Integrationen wie Amainvoice, countX und PayJoe bereit.
• Skalar API. Eigene Systeme senden Belege direkt an Skalar und lesen strukturierte Finanzdaten zurück.

Die Kontierung selbst läuft automatisiert. Belege werden bei Skalar nicht per Hand gebucht, Steuerexperten prüfen die Vorschläge, kümmern sich um Sonderfälle und beraten. Nur dort, wo der Kontext fehlt, bekommst du eine Rückfrage im Portal, die du mit einem Satz beantwortest. Die Aufgaben im Mandantenportal ersetzen damit den E-Mail-Pingpong, der bei vorkontierten Papierbelegen typischerweise entsteht. Weil die Routinebelege automatisiert laufen, betreut ein Steuerexperte bei uns in diesen Bereichen über 100 statt rund 20 Mandanten, und die Zeit fließt in Prüfung und Beratung statt in Eingabe.

Das Preismodell passt zu diesem Ablauf: Ein Preis, den du vorher kennst. Er steigt nicht mit jedem Beleg mit, weil Belege bei uns nicht per Hand gebucht werden. Finanzbuchhaltung mit monatlicher BWA, Lohn, Umsatzsteuervoranmeldung und Jahresabschluss sind typischerweise Teil des Festpreises, die BWA liegt in der Regel bis zum 15. des Folgemonats vor.

Vorher und nachher: eine Agentur-GmbH und ihre Abende

Ein typisches Beispiel, die Firma ist fiktiv: Eine Digitalagentur mit zwölf Mitarbeitern und rund 300 Belegen im Monat. Der Geschäftsführer hatte mit seinem Steuerberater vereinbart, dass er die Rechnungen vorkontiert. Vorher hieß das: jeden Monat mehrere Abende, an denen er Rechnungen aus dem Mailpostfach zog, Kontonummern aus einer alten Liste abschrieb und bei Google Ads, Freelancern aus dem Ausland und Hardwarekäufen jedes Mal unsicher war. Die Belege gingen gebündelt zum Monatsende raus, die Rückfragen kamen zwei Wochen später per E-Mail, die BWA irgendwann danach.

Auslöser für den Wechsel war ein Jahresabschluss, bei dem die Vorkontierung in großen Teilen nachgearbeitet werden musste. Heute leitet das Team Rechnungen beim Eingang an die Skalar-Adresse weiter, das Geschäftskonto ist angebunden, Stripe-Daten kommen per Import. Die Kontierung läuft automatisiert, ein Steuerexperte prüft. Der Geschäftsführer beantwortet im Portal ein paar Rückfragen pro Monat, meist zu Bewirtungen und Projektzuordnungen, und sieht die Monatszahlen in der Regel Mitte des Folgemonats. Die Abende mit dem Belegstapel gibt es nicht mehr. Wer von einer DATEV-Vorkanzlei kommt, kann den Umzug zu Skalar bei einem Steuerberaterwechsel typischerweise kostenlos und innerhalb von etwa zwei Wochen erledigen, Skalar übernimmt dabei den Kontakt zum Vorberater. Wann der Vertrag mit deinem bisherigen Steuerberater endet und was er noch abrechnet, richtet sich nach diesem Vertrag.

Maßgeblich für Leistungsumfang und Preis ist ausschließlich die individuelle Vergütungsvereinbarung. Dieser Artikel beschreibt das typische Skalar-Modell und begründet keine Ansprüche.

Stefan Liffers

Stefan ist Steuerberater für digitale Geschäftsmodelle bei Skalar. Aus der Arbeit mit E-Commerce, SaaS und Beteiligungsgesellschaften kennt er die Praxis wachsender Unternehmen. Er zeigt, wie automatisierte Steuerprozesse Gründern Freiraum schaffen.

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