Transparenzregister für die GmbH: Meldepflicht, Fristen und Bußgelder

Meist fällt es bei einer Bank auf. Das Konto für die neue Tochtergesellschaft soll eröffnet werden, die Compliance-Abteilung schaut ins Transparenzregister und findet dort einen Geschäftsführer, der seit zwei Jahren nicht mehr im Amt ist. Ab da wird aus einer Formalie ein Vorgang mit Aktenzeichen.

Dabei ist die Pflicht selbst schnell erklärt: Jede GmbH muss ihre wirtschaftlich Berechtigten selbst ermitteln, aktuell halten und dem Register melden. Die alte Erleichterung, nach der die Eintragung im Handelsregister genügte, gibt es nicht mehr. Wer das nach einer Finanzierungsrunde oder einem Gesellschafterwechsel vergisst, riskiert ein Bußgeld, das anschließend öffentlich im Netz steht.

Wer als wirtschaftlich Berechtigter einer GmbH gilt

Wirtschaftlich Berechtigter ist jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält, mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrolliert oder auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt (§ 3 Abs. 2 GwG). Wichtig ist das Wort mittelbar. Es geht nicht darum, wer im Handelsregister als Gesellschafter steht, sondern darum, wer am Ende der Kette steht.

Mittelbare Kontrolle liegt vor, wenn die Anteile von einer oder mehreren Gesellschaften gehalten werden, die ihrerseits von einer natürlichen Person kontrolliert werden. Für den beherrschenden Einfluss gelten dabei dieselben Maßstäbe wie im Konzernbilanzrecht. Und wenn sich auch nach umfassender Prüfung niemand ermitteln lässt, gilt der gesetzliche Vertreter als wirtschaftlich Berechtigter, bei der GmbH also der Geschäftsführer. Diese Ersatzlösung ist keine Notlüge, sondern ausdrücklich vorgesehen. Dokumentiere aber, dass du geprüft hast.

Drei Fälle, in denen es für digitale Unternehmen kompliziert wird

• Die Holding über der operativen GmbH. Gesellschafterin der operativen GmbH ist die Holding, wirtschaftlich Berechtigter ist aber die Person, die die Holding kontrolliert. Beide Gesellschaften melden, und beide melden dieselbe natürliche Person.
• Der Investor nach der Seed-Runde. Kommt ein Fonds mit mehr als 25 Prozent an Bord, verschiebt sich der Kreis der wirtschaftlich Berechtigten, und zwar auf die natürlichen Personen, die den Fonds kontrollieren. Gleichzeitig kann ein Gründer unter die Schwelle fallen und ist dann nicht mehr zu melden.
• Mitarbeiterbeteiligung und Pool-Vehikel. Bei einer virtuellen Beteiligung ändert sich an den Anteilen nichts. Wird die Beteiligung dagegen über eine eigene Gesellschaft gebündelt, ist zu prüfen, wer diese kontrolliert und ob daraus Stimmrechte über der Schwelle entstehen.

Wie die Strukturen steuerlich zusammenhängen, steht im Ratgeber zur Holding-GmbH und, für die Beteiligung von Mitarbeitenden, im Ratgeber zum VSOP.

Welche Angaben ins Transparenzregister gehören und wann

Die GmbH muss die Angaben zu ihren wirtschaftlich Berechtigten einholen, aufbewahren, auf aktuellem Stand halten und der registerführenden Stelle unverzüglich zur Eintragung mitteilen, und zwar elektronisch (§ 20 Abs. 1 GwG). Dabei ist auch anzugeben, woraus sich die Stellung als wirtschaftlich Berechtigter ergibt, also ob aus Kapitalanteilen, aus Stimmrechten oder aus einer anderen Form der Kontrolle. Unverzüglich heißt ohne schuldhaftes Zögern, nicht bis zum Jahresende.

Die Pflicht ist keine Einbahnstraße. Wirtschaftlich Berechtigte und Anteilseigner müssen der Gesellschaft die notwendigen Angaben und jede Änderung mitteilen. Bleiben sie stumm, muss die Gesellschaft bei ihren Anteilseignern in angemessenem Umfang Auskunft verlangen, die Anteilseigner müssen innerhalb angemessener Frist antworten, und die Gesellschaft muss Anfragen und Antworten dokumentieren. Diese Dokumentation ist der Nachweis, dass du deine Pflicht erfüllt hast, wenn später jemand fragt.

Wer das Transparenzregister einsehen darf

Einsehen dürfen Behörden und Gerichte im Rahmen ihrer Aufgaben, geldwäscherechtlich Verpflichtete wie Banken und Notare zur Erfüllung ihrer Sorgfaltspflichten und darüber hinaus jeder, der ein berechtigtes Interesse nachweist (§ 23 Abs. 1 GwG). Die frühere Einsicht für die breite Öffentlichkeit ist damit Geschichte. Für die dritte Gruppe sind außerdem nur eingeschränkte Angaben sichtbar, nämlich Name, Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses, Monat und Jahr der Geburt, Wohnsitzland und Staatsangehörigkeiten. Wer sich durch die Einsicht konkret gefährdet sieht, kann auf Antrag eine Beschränkung erreichen.

Unstimmigkeitsmeldung: Wenn die Bank etwas anderes sieht als das Register

Stellt eine Bank, ein Notar oder ein anderer Verpflichteter fest, dass die eigenen Erkenntnisse von den Registerangaben abweichen oder eine Eintragung ganz fehlt, muss er das unverzüglich melden (§ 23a GwG). Die registerführende Stelle prüft dann, kann von dir die erforderlichen Informationen und Unterlagen verlangen und erstellt bei Bedarf eine Übersicht deiner Eigentums- und Kontrollstruktur. Solange die Prüfung läuft, ist das auf dem Registerauszug sichtbar vermerkt, den auch deine Bank sieht.

Bleibt die Sache unklar oder stellt sich heraus, dass die Angaben nicht zutreffen, geht der Fall mit allen Unterlagen an das Bundesverwaltungsamt, das für die Bußgelder zuständig ist. Aus einer Rückfrage der Bank wird so ein Verfahren. Reagiere deshalb auf eine Unstimmigkeitsmeldung nicht mit einer Erklärung, sondern mit einer korrigierten Meldung.

Was Verstöße beim Transparenzregister kosten und warum sie sichtbar bleiben

Wer die Angaben nicht einholt, nicht aufbewahrt, nicht aktuell hält oder nicht rechtzeitig meldet, begeht eine Ordnungswidrigkeit. Der Rahmen liegt bei bis zu 150.000 Euro bei vorsätzlicher Begehung und bis zu 100.000 Euro in den übrigen Fällen (§ 56 GwG). Handelt es sich um einen schwerwiegenden, wiederholten oder systematischen Verstoß, sind bis zu eine Million Euro möglich oder bis zum Zweifachen des wirtschaftlichen Vorteils, der aus dem Verstoß gezogen wurde.

Der zweite Teil trifft oft härter als der erste: Bestandskräftige Bußgeldentscheidungen werden auf der Internetseite der Behörde bekannt gemacht, mit Art und Charakter des Verstoßes und mit Nennung der verantwortlichen Personen und Gesellschaften, und sie müssen dort fünf Jahre online bleiben (§ 57 GwG). Für ein Unternehmen, das gerade eine Finanzierungsrunde oder eine Due Diligence vor sich hat, ist das der eigentliche Schaden.

Meldepflichten mit Skalar: die Pflicht, die selten auf dem Zettel steht

Ehrlich gesagt: Die Meldung ans Transparenzregister ist keine klassische Steuerberatungsleistung, sie gehört ins Gesellschaftsrecht und läuft in der Praxis oft über den Notar oder die Anwältin, die die Anteilsübertragung beurkundet. Was eine digitale Steuerberatung wie Skalar beiträgt, ist der Auslöser: Gesellschafterwechsel, Kapitalerhöhungen und neue Beteiligungen laufen ohnehin durch unsere Hände, weil sie in Buchhaltung und Jahresabschluss abgebildet werden. Wer laufend betreut wird, hört von der Pflicht deshalb im selben Monat und nicht von der Bank.

Ein Beispiel, wie es typisch verläuft. Eine SaaS-GmbH nimmt im März eine Seed-Runde, ein Fonds übernimmt 28 Prozent, ein Gründer fällt auf 22 Prozent. Vorher: Die Buchhaltung erfasst die Kapitalerhöhung, das Register bleibt unangetastet, im November fragt die Bank bei der Kontoeröffnung nach und stellt eine Unstimmigkeit fest. Nachher: Die Kapitalerhöhung fällt im laufenden Monat auf, die Struktur wird einmal durchgesehen, die Meldung geht mit der notariellen Urkunde zusammen raus, und die Dokumentation liegt bei den Gesellschaftsunterlagen.

Maßgeblich für Leistungsumfang und Preis ist ausschließlich die individuelle Vergütungsvereinbarung. Dieser Artikel beschreibt das typische Skalar-Modell und begründet keine Ansprüche.

Stefan Liffers

Stefan ist Steuerexperte für digitale Geschäftsmodelle bei Skalar. Aus der Arbeit mit E-Commerce, SaaS und Beteiligungsgesellschaften kennt er die Praxis wachsender Unternehmen. Er zeigt, wie automatisierte Steuerprozesse Gründern Freiraum schaffen.

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