GbR in GmbH umwandeln: Die drei Wege im Vergleich

Der teuerste Fehler bei der Umwandlung einer GbR in eine GmbH passiert vor dem ersten Notartermin: Wer den falschen Weg wählt, deckt stille Reserven auf und zahlt Steuern auf Gewinne, die nie auf dem Konto waren. Kundenstamm, Software, Markenwert, all das steckt an Wert in einer gewachsenen GbR, und das Finanzamt bewertet es beim Rechtsformwechsel mit. Mit der richtigen Struktur nach § 20 UmwStG lässt sich die Umwandlung dagegen komplett steuerneutral zu Buchwerten gestalten.

Seit 2024 gibt es dafür sogar einen zusätzlichen Weg: Durch das MoPeG kann eine eingetragene GbR erstmals per echtem Formwechsel direkt zur GmbH werden, ohne dass ein einziger Vertrag neu unterschrieben werden muss. Welcher der drei Wege passt, hängt von Verträgen, Vermögen und Zeitplan eurer GbR ab.

Warum aus der GbR eine GmbH werden soll

Die GbR ist die Rechtsform, in die viele Gründerteams eher hineinrutschen als sie zu wählen. Zwei Personen, ein gemeinsames Projekt, fertig ist die Gesellschaft bürgerlichen Rechts, ganz ohne Notar und Stammkapital. Genau diese Einfachheit wird mit wachsendem Geschäft zum Problem, und zwar an drei Stellen.

• Haftung: In der GbR haftet jede Gesellschafterin und jeder Gesellschafter persönlich, unbeschränkt und mit dem Privatvermögen, auch für Fehler der anderen. Bei einer Agentur mit sechsstelligen Projektbudgets oder einem SaaS Unternehmen mit Datenschutzrisiken ist das kein theoretisches Problem. Die GmbH begrenzt die Haftung auf das Gesellschaftsvermögen.
• Steuern: Gewinne der GbR werden den Gesellschaftern direkt zugerechnet und mit deren persönlichem Einkommensteuersatz von bis zu 45 Prozent plus Solidaritätszuschlag versteuert, egal ob das Geld entnommen wird oder nicht. Die GmbH zahlt auf einbehaltene Gewinne Körperschaftsteuer von 15 Prozent plus Solidaritätszuschlag und Gewerbesteuer, zusammen rund 30 Prozent. Wer Gewinne im Unternehmen lässt und reinvestiert, spart mit der GmbH ab einem Gewinn im mittleren sechsstelligen Bereich schnell fünfstellige Beträge pro Jahr. Ab 2028 sinkt der Körperschaftsteuersatz zudem schrittweise von 15 auf 10 Prozent im Jahr 2032, der Abstand wächst also weiter.
• Wachstum: Investoren beteiligen sich nicht an einer GbR. Auch Mitarbeiterbeteiligungen, eine spätere Holdingstruktur oder ein Verkauf des Unternehmens setzen praktisch immer eine Kapitalgesellschaft voraus.

Diese drei Wege führen von der GbR zur GmbH

Rechtlich gibt es nicht die eine Umwandlung, sondern drei verschiedene Wege mit sehr unterschiedlichen Folgen für Verträge, Steuern und Aufwand.

Weg 1: Formwechsel nach dem Umwandlungsgesetz

Der Formwechsel nach den §§ 190 ff. UmwG ist seit dem 1. Januar 2024 auch für die GbR offen, das ist eine der wichtigsten Neuerungen des MoPeG. Voraussetzung ist, dass die GbR zuvor als eGbR im Gesellschaftsregister eingetragen wird. Der Charme dieses Wegs: Die Gesellschaft bleibt rechtlich dieselbe, sie wechselt nur das Rechtskleid. Alle Verträge, Kundenbeziehungen, Konten und Genehmigungen laufen ohne Übertragung weiter, niemand muss Vermieter, Kunden oder Banken um Zustimmung bitten.

Der Umwandlungsbeschluss muss notariell beurkundet werden, und weil am Ende eine GmbH steht, muss das Stammkapital von 25.000 Euro durch das vorhandene Gesellschaftsvermögen gedeckt sein. Das weist ein Sachgründungsbericht mit Werthaltigkeitsnachweis nach, bei substanzarmen Dienstleistungsgesellschaften kann genau hier der Engpass liegen. Wichtig: Auch wenn die Gesellschaft rechtlich dieselbe bleibt, behandelt das Finanzamt den Formwechsel steuerlich wie eine Einbringung. Der Buchwertantrag, die Sperrfrist und die achtmonatige Rückwirkung aus dem Steuerabschnitt gelten deshalb auch hier.

Weg 2: Einbringung in eine neue GmbH

Beim zweiten Weg gründen die Gesellschafter eine GmbH und bringen ihre Anteile an der GbR als Sacheinlage gegen neue GmbH Anteile ein. Die GbR geht dabei in der GmbH auf, ihr Vermögen wächst der GmbH an. Steuerlich ist das der klassische Anwendungsfall des § 20 UmwStG mit der Möglichkeit, alle Buchwerte fortzuführen. Verträge gehen hier allerdings nicht automatisch über, wichtige Vertragspartner müssen der Übernahme zustimmen.

Weg 3: Neugründung und Übertragung im Einzelnen

Der dritte Weg ist die Bargründung einer GmbH, die anschließend alle Vermögenswerte, Verträge und Kundenbeziehungen der GbR einzeln übernimmt, die GbR wird danach beendet. Das ist der einfachste Weg auf dem Papier und der mühsamste in der Praxis: Jeder einzelne Vertrag braucht die Zustimmung des Vertragspartners, und die Übertragung gilt steuerlich als Veräußerung, stille Reserven werden aufgedeckt. Sinnvoll ist dieser Weg fast nur für junge GbRs ohne nennenswerte Verträge und ohne nennenswerten Firmenwert.

Steuern bei der Umwandlung: Buchwerte statt stiller Reserven

Die zentrale steuerliche Frage jeder Umwandlung lautet: Was passiert mit den stillen Reserven? Also mit der Differenz zwischen dem Buchwert und dem tatsächlichen Wert des Unternehmens, in der Kundenstamm, selbst entwickelte Software und der Firmenwert stecken. Ohne Gestaltung gilt die Einbringung als Verkauf zum gemeinen Wert, und auf den fiktiven Gewinn fällt sofort Einkommensteuer an.

§ 20 UmwStG öffnet den Ausweg: Wird ein ganzer Betrieb oder Mitunternehmeranteil gegen neue Gesellschaftsanteile eingebracht, darf die GmbH auf Antrag die alten Buchwerte fortführen. Es entsteht kein Einbringungsgewinn, die Umwandlung bleibt steuerneutral. Der Antrag muss aktiv bei dem für die GmbH zuständigen Finanzamt gestellt werden, spätestens mit der ersten Steuerbilanz der GmbH. Wer ihn vergisst, hat das Wahlrecht verloren. Damit die Buchwerte anerkannt werden, müssen außerdem alle wesentlichen Grundlagen des Betriebs mit eingebracht werden. Gehört einer Gesellschafterin oder einem Gesellschafter zum Beispiel eine an die GbR vermietete Immobilie oder wichtige selbst entwickelte Software, muss auch das mit in die GmbH, sonst kann der steuerneutrale Weg komplett scheitern. Hat die GbR mehr Schulden als Vermögen, lassen sich die Buchwerte zudem nicht vollständig fortführen, dann muss aufgestockt werden und es kann Steuer anfallen.

Drei Regeln solltet ihr dabei kennen:

• Sperrfrist von sieben Jahren: Verkauft ihr die erhaltenen GmbH Anteile innerhalb von sieben Jahren nach der Einbringung, wird rückwirkend ein Einbringungsgewinn versteuert (§ 22 UmwStG). Der Gewinn schmilzt pro vollem Jahr um ein Siebtel ab. Dazu kommt eine jährliche Nachweispflicht bis zum 31. Mai, dass die Anteile noch gehalten werden. Bleibt dieser Nachweis aus, gelten die Anteile als verkauft und der Einbringungsgewinn wird nachträglich besteuert.
• Rückwirkung von bis zu acht Monaten: Die Einbringung kann steuerlich auf einen Stichtag bis zu acht Monate vor der Handelsregisteranmeldung zurückbezogen werden (§ 20 Abs. 6 UmwStG). Wer bis Ende August anmeldet, kann die GmbH steuerlich schon zum 31. Dezember des Vorjahres starten lassen und erspart sich einen Rumpfabschluss der GbR mitten im Jahr. Beim Einbringungsweg über eine Sacheinlage zählen die acht Monate allerdings ab dem Tag des Einbringungsvertrags, nicht ab der Anmeldung beim Handelsregister.
• Grunderwerbsteuer gesondert prüfen: Hält die GbR Immobilien, kann die Umwandlung Grunderwerbsteuer auslösen. Beim identitätswahrenden Formwechsel fällt sie in vielen Konstellationen nicht an, bei Einbringung und Einzelübertragung dagegen schnell. Das gehört vor der Entscheidung durchgerechnet.

Für die Zeit nach der Umwandlung gilt außerdem: Für Altverbindlichkeiten der GbR haften die früheren Gesellschafter noch fünf Jahre persönlich nach, die Haftungsbeschränkung wirkt also nur für Neues. Beachten solltet ihr außerdem, dass steuerliche Verlustvorträge der GbR nicht auf die GmbH übergehen, sie bleiben bei den bisherigen Gesellschaftern.

Kosten und Dauer: womit ihr bei der Umwandlung rechnen müsst

Die externen Kosten hängen stark vom gewählten Weg und der Komplexität ab. Als Orientierung:

Insgesamt liegen die echten Kosten damit meist zwischen 3.000 und 10.000 Euro. Zeitlich solltet ihr vom ersten Beratungsgespräch bis zur Eintragung drei bis sechs Monate einplanen, beim Formwechsel kommt die vorherige Eintragung als eGbR ins Gesellschaftsregister dazu. Wer die achtmonatige Rückwirkung auf den 31. Dezember nutzen will, sollte spätestens im Frühjahr starten.

Nach der Umwandlung: die neuen Pflichten der GmbH

Mit der GmbH ändert sich der laufende Betrieb spürbar, und das solltet ihr vor dem Wechsel einpreisen. Die GmbH ist als Kapitalgesellschaft immer buchführungspflichtig, mit doppelter Buchführung statt einfacher Einnahmenüberschussrechnung. Jedes Jahr sind ein Jahresabschluss zu erstellen, offenzulegen und eine E-Bilanz an das Finanzamt zu übermitteln.

Auch das Verhältnis zwischen euch und dem Unternehmen wird formeller: Geld gehört nicht mehr per Entnahme euch, sondern fließt über Geschäftsführergehalt oder Gewinnausschüttung. Wer hier Verträge unsauber aufsetzt oder sich an der GmbH Kasse bedient, riskiert eine verdeckte Gewinnausschüttung mit teuren Folgen. Sauber aufgesetzt ist genau diese Trennung aber der Grund, warum die GmbH steuerlich so viel Gestaltungsspielraum bietet, vom Geschäftsführergehalt über Altersvorsorge bis zur späteren Holding.

Ein Sonderfall zum Schluss: Seid ihr nur zu zweit und einer steigt aus, wird aus der GbR ohnehin ein Einzelunternehmen. Auch dafür gibt es einen sauberen Weg in die GmbH, den wir im Ratgeber Einzelunternehmen in GmbH umwandeln beschreiben.

Dr. Florian Lang

Florian ist Co-CEO und Gründer von Skalar. Zuvor war er im C-Level bei Rödl & Partner. Als Steuerberater und Wirtschaftsprüfer weiß er, wie sich dieses Beratungsniveau durch KI und Automatisierung auch für wachsende Unternehmen skalieren lässt.

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